La sous-traitance ou l’assistance virtuelle peuvent aider les petites et moyennes entreprises (PME) à développer leurs activités. Cependant, il peut parfois être difficile de savoir quand les avantages de la sous-traitance virtuelle des employés l’emportent sur les coûts supplémentaires. Voici quelques conseils pour vous aider à décider quand commencer à utiliser les services d’impartition virtuelle des employés.
Circonstances commerciales
La situation actuelle de votre entreprise doit être la principale considération lorsque vous envisagez de sous-traiter à une adjointe virtuelle. Le moment est peut-être bien choisi pour utiliser les services d’impartition virtuelle des employés si :
- Votre entreprise se développe rapidement et vous avez désespérément besoin de plus de personnel possédant des compétences spécifiques que vous ne pouvez pas trouver localement.
- Votre entreprise a besoin d’accords de travail plus flexibles et de la possibilité d’ajouter ou de supprimer rapidement du personnel.
- L’entreprise exécute un certain nombre de tâches sporadiques, tâches qui ne justifient pas l’embauche d’un nouveau membre du personnel interne.
- Certaines tâches simples que vous effectuez habituellement à l’interne prennent plus de temps et monopolisent le temps de personnel qualifié – un employé virtuel pourrait être utilisé pour prendre en charge ces tâches et libérer le personnel interne.
- Votre entreprise doit réduire certains coûts et améliorer l’efficacité de certaines tâches.
Gestion et motivation
Que vous externalisiez ou non, la motivation et la gestion de projet sont nécessaires pour garantir que le travail est correctement effectué dans les délais convenus. Si vous devez surveiller de près et encourager un employé virtuel à effectuer son travail, vous risquez de perdre beaucoup de temps en supervision de projet.
Les services de sous-traitance virtuels des employés ne profitent aux PME que lorsque ces services de sous-traitance sont autogérés et très motivés pour effectuer leurs tâches efficacement. Si votre entreprise ne parvient pas à trouver un fournisseur autogéré et motivé, vous feriez peut-être mieux de faire appel à des employés internes.
Connaissance des affaires
Certaines tâches peuvent nécessiter des connaissances commerciales qui ne peuvent être acquises qu’avec le temps. Dans de nombreux cas, une adjointe virtuelle ne peut bénéficier de l’activité que si cette connaissance a été transmise avec succès. Lors de la sous-traitance vers une adjointe virtuelle, assurez-vous que le temps requis pour apprendre ces informations est inclus dans les estimations de coûts.
Continuité de l’activité
Vous devez également prendre en compte l’impact de l’externalisation sur la continuité des activités. L’utilisation des services d’impartition virtuelle des employés pour effectuer une tâche spécifique aurait-elle un impact négatif sur vos relations avec les clients ou d’autres entreprises ?
Par exemple, si vous avez un service d’assistance que vos clients adorent, pouvez-vous potentiellement nuire à votre entreprise en passant à des employés virtuels et en modifiant radicalement son fonctionnement ? Le vieil adage de « s’il n’est pas cassé, ne le corrige pas » entre en jeu ici.
De plus, si vous avez un projet très complexe et unique, la sous-traitance vers une adjointe virtuelle vous aide-t-elle vraiment à terminer le projet plus rapidement ? Vous devrez peut-être passer des jours ou des semaines à mettre des adjointes virtuelles à niveau. Ce serait peut-être une meilleure option de faire appel à un employé interne pour ces projets complexes et uniques.
Éviter les frais de formation
Si votre entreprise a besoin d’un membre du personnel possédant des compétences particulières, il vous reste trois options :
- Former un membre du personnel à cette compétence
- Embaucher un nouveau membre du personnel possédant cette compétence
- Embaucher une adjointe virtuelle possédant déjà ces compétences.
Dans la plupart des cas, et comme nous en parlons dans notre article « Une employée traditionnelle Versus Une adjointe virtuelle – Quel est le coût réel ?« , le recrutement d’une adjointe virtuelle qualifié est l’option la plus économique parmi les trois et une option très efficace pour votre entreprise.
L’externalisation permet à votre entreprise de se concentrer sur les processus métier essentiels.
L’un des principaux avantages de la sous-traitance virtuelle est qu’elle permet à votre entreprise de se concentrer sur ses processus métier centraux et d’éliminer les sources de distraction. Par exemple, si vous constatez que les employés sont distraits de leurs responsabilités principales par d’autres activités banales, envisagez de les abandonner. Votre entreprise peut se concentrer sur ce qu’elle fait de mieux – sans distraction.
Votre entreprise peut se laver les mains de tâches indésirables
Si votre entreprise a rencontré des problèmes de dépassement de budget ou de retard dans l’exécution de tâches particulières, vous pouvez obtenir de meilleurs résultats en externalisant la gestion de votre liste de tâches. Votre entreprise peut utiliser des services virtuels d’impartition des employés spécialisés dans l’exécution de tâches particulières pour lesquelles votre entreprise se débat. Non seulement vous pouvez économiser sur les coûts, mais dans de nombreux cas, la tâche peut être effectuée de manière plus professionnelle.
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