Tout entrepreneur ou startup sait que le temps, c’est de l’argent, surtout quand les deux sont à la baisse. Dans un monde où des millions de choses se passent à chaque jour, certaines tâches banales sont souvent mises de côté. Cela peut entraîner une baisse de productivité et des échecs lors du lancement des opérations.
C’est là qu’une adjointe virtuelle entre en jeu.
Comme son nom l’indique, une adjointe virtuelle est un contact établi sur Internet qui facilite les tâches quotidiennes. Oui, comme une adjointe, mais virtuelle !
En outre, ces adjointes ne facilitent pas seulement le bon fonctionnement de votre entreprise, une adjointe facilite également votre vie. Qu’il s’agisse d’envoyer une carte de remerciement à un ami ou de rechercher des investisseurs potentiels, une adjointe virtuelle peut faire à peu près n’importe quoi. Elles prennent en charge non seulement les tâches professionnelles quotidiennes, mais peuvent même prendre en charge les tâches personnelles afin que vous puissiez rester concentré sur ce qui vous attend. Elles peuvent envoyer des fleurs, des cartes de remerciement, ou même simplement programmer un chauffeur Uber pour que vous puissiez passer d’une entreprise à l’autre sans souci.
Les limites à ce qu’une adjointe virtuelle peut faire
Il existe certaines limitations à ce qu’elles sont autorisées à faire légalement et à ce que l’Internet leur permet de faire. Certaines tâches sont parfaites, mais d’autres peuvent être considérées inappropriées ou peut-être illégales. Tout comme une adjointe physique, certaines tâches doivent être exécutées par un employé physique et une adjointe virtuelle ne peut souvent pas remplacer cet employé physique. Elles peuvent toutefois prendre à leur charge certaines tâches que d’autres employés pourraient effectuer, afin de répartir la charge de travail et s’assurer que ces employés sont concentrés sur la croissance de l’entreprise au lieu de se concentrer sur la maintenance.
Avec tout cela, il est difficile de déterminer exactement ce que fait une adjointe virtuelle, car il en fait souvent beaucoup, à quelques rares exceptions près. Bien que ces limites soient en place, il existe certainement une zone grise dans laquelle la plupart des adjointes virtuelles peuvent intervenir, effectuant souvent certaines tâches au lieu de tâches complètes.
Commençons donc par le début et déterminons ce que fait une adjointe virtuelle et en quoi, en quoi cela peut affecter votre entreprise.
Que fait une adjointe virtuelle ?
Une adjointe virtuelle couvre l’ensemble des tâches qu’elle peut accomplir, des réservations de voyages à la vie personnelle, en passant par la gestion des médias sociaux. Cependant, elles se concentrent particulièrement sur quelques domaines clés.
Voici une courte liste en commençant par la tâche souvent la plus profitable pour la croissance de l’entreprise, c’est-à-dire le télémarketing et l’acquisition de clients.
Télémarketing et l’acquisition de clients
En bref, vos représentants pourraient être chez des clients à fermer des ventes, tandis que vote adjointe virtuelle remplit leurs calendriers. Les services de télémarketing et d’acquisition de clients B2B et B2C peuvent inclure de téléphoner à des clients potentiels dans le but générer et de qualifier des leads, fixer des rendez-vous, inciter les clients à visiter les magasins et les salles d’exposition ou d’enregistrer des participants à des conférences et des webinaires. Souvent, l’objectif du télémarketing est de vendre des produits ou des services.
Recherche
Les recherches sont l’un des plus grands domaines d’économie de temps. Les adjointes virtuelles peuvent effectuer des recherches sur le terrain pour votre entreprise, votre marque ou votre startup afin d’économiser d’innombrables heures et temps. Qu’il s’agisse d’identifier des investisseurs potentiels, de rechercher des événements ou des espaces de bureau ou de collecter des données de marché, une adjointe virtuelle peut le faire. C’est énorme, car non seulement la plupart des experts métier ont le temps de faire de la recherche, mais elles ne peuvent souvent pas se concentrer sur l’environnement en constante évolution auquel la recherche doit s’adapter tout en gérant une entreprise.
En outre, elles peuvent faire beaucoup avec cette information. Les adjointes virtuelles peuvent rechercher et représenter la concurrence, les objectifs, les parts de marché, etc., et compiler les informations dans une présentation que vous pouvez partager avec des investisseurs potentiels (qu’elles ont probablement aidé à trouver), des clients ou votre propre équipe.
Gérer les finances
Beaucoup de gens partent du principe que les adjointes virtuelles peuvent aider avec les impôts. Bien qu’elles puissent aider à la gérer, les adjointes virtuelles ne peuvent pas effectuer la comptabilité proprement dite. Cependant, elles peuvent maintenir leurs budgets, faire des achats et garder une trace de leurs dépenses, ce qui facilite grandement les sessions fiscales. Vous ferez un comptable très heureux d’avoir toutes les informations stockées et organisées.
Gestion des médias sociaux
Ce qu’elles peuvent exploiter (et fonctionnent bien), ce sont les médias sociaux. Pour les entreprises, les startup et les marques modernes, les médias sociaux constituent l’un des aspects les plus essentiels de la croissance. Une adjointe virtuelle peut non seulement gérer vos comptes, mais aussi les aider à les développer. Outre la planification des publications et le suivi du contenu quotidien, les adjointes virtuelles peuvent collecter des statistiques, créer des rapports et surveiller les interactions afin de renforcer la présence sur les réseaux sociaux.
La raison pour laquelle cela est si important est due à la manière dont le contenu est utilisé à présent avec les médias sociaux et à la manière dont vous pouvez attirer l’attention sur vous. Souvent, les chefs d’entreprise peuvent se détacher de ce qui se passe dans le monde à cause de tout ce qu’elles doivent gérer pour non seulement maintenir leur activité sur la bonne voie, mais aussi pour la développer. Avoir une adjointe virtuelle avec des statistiques et les tendances actuelles peut vous permettre de connaître la bonne direction pour votre prochain déménagement. Cela vous permet de développer vos médias sociaux, d’ouvrir des portes aux clients et de vous rendre plus conscient de ce qui se passe dans le secteur. Le monde afin que vous puissiez rester sur le dessus.
Création de contenu
En outre, les adjointes virtuelles peuvent s’occuper de la rédaction de contenu pour un site Web, un blogue, etc. Elles peuvent écrire et modifier en votre nom pour maintenir un flux de contenu constant sur un site Web particulier. La création de contenu peut être l’un des outils les plus importants pour accroître la présence globale d’une entreprise. Avoir un flux de contenu constant peut amener les gens à trouver un article dans un moteur de recherche, à cliquer sur la page pour obtenir des informations utiles et à effectuer une conversion. Notez cependant que la tâche peut être assez lourde et qu’il est donc sage de trouver un nègre dédié ou un créateur de contenu.
Gérer les courriels
Sur la base de tâches Web, les adjointes virtuelles peuvent aider à gérer les boîtes de réception de courriels dans une entreprise. En tant que propriétaire d’entreprise, je ne peux pas vous dire à quel point c’est utile, avec environ un milliard d’adresses de messagerie différentes et personne pour les suivre. Les adjointes virtuelles peuvent répondre par courrier électronique à des courriels de contact, à des demandes d’emploi, à des questions d’ordre général, et plus encore. Il convient de noter qu’elles ne peuvent généralement pas faire de service à la clientèle à temps plein, cependant. Elles peuvent toutefois répondre aux courriels, créer des filtres, organiser des courriels et répondre à un nombre limité de demandes de renseignements du service clientèle.
Tâches organisationnelles
Tout comme une adjointe ordinaire, les adjointes virtuelles peuvent également gérer toutes les tâches de planification. Qu’il s’agisse de planifier des réunions au sein d’une équipe, d’organiser un calendrier ou de créer des itinéraires quotidiens, une adjointe virtuelle peut se concentrer sur tous les aspects du processus pour vous permettre de retourner au travail. Se réveiller chaque jour avec un emploi du temps complet que vous n’avez pas eu à créer est l’une des choses les plus libératrices au monde et veille à ce que vous profitiez de chaque instant de la journée pour accomplir le plus possible.
La plupart des chefs d’entreprise doivent voyager, et elles doivent beaucoup voyager. Réserver des vols, réserver des voitures, organiser le ramassage et réserver des hôtels peut prendre énormément de temps, surtout si vous voyagez tout le temps. Une adjointe virtuelle peut couvrir toutes ces tâches pour vous. De cette façon, vous pouvez rouler jusqu’à l’aéroport avec une valise et être assuré que tout a été pris en charge.
En dehors du travail, les adjointes virtuelles peuvent toujours être sur l’horloge. Elles peuvent gérer les tâches quotidiennes de votre vie personnelle, telles que fixer des rendez-vous avec votre médecin, envoyer des cadeaux en votre nom et répondre à des appels téléphoniques. Il peut être intéressant d’envoyer une carte de remerciement de dernière minute ou de vous assurer que votre emploi du temps personnel est à jour, car votre vie professionnelle et votre vie professionnelle se chevauchent souvent en tant que dirigeant d’entreprise.
Que peut faire une adjointe virtuelle pour mon entreprise ?
La liste des tâches qu’une adjointe virtuelle peut accomplir est impressionnante. C’est vraiment agréable de regarder en arrière et de voir l’énorme charge de travail que vous pouvez alléger en en embauchant un, pas seulement dans votre entreprise, mais également dans votre vie personnelle. Cependant, dans un monde de retour sur investissement, la question devient; que peut faire une adjointe virtuelle pour mon entreprise ?
Heureusement, la réponse est qu’une adjointe virtuelle peut faire beaucoup. Elles peuvent alléger d’énormes tâches monotones telles que les médias sociaux, le marketing par courrier électronique, la réponse à des appels téléphoniques, etc. Cela ne signifie pas que vous avez soudainement moins de travail à faire, cela signifie simplement que vous pouvez passer plus de temps à vous concentrer sur des choses telles que les stratégies innovantes, à faire progresser l’entreprise et à le laisser gérer les tâches quotidiennes.
En fin de compte, cela se traduit par une plus grande productivité de votre entreprise. Même en ayant un responsable des médias sociaux, une équipe de comptabilité, etc., une adjointe virtuelle peut se décharger de certaines tâches quotidiennes pour amener les équipes à penser de manière plus créative et ainsi faire progresser les affaires. L’adjointe virtuelle peut s’inquiéter de la planification des publications sociales, de la réponse aux courriels et des tâches qui doivent être accomplies pour que votre entreprise puisse continuer à fonctionner. Vos équipes peuvent alors commencer à réfléchir ensemble à la manière dont elles vont développer leur département pour s’assurer de son efficacité maximale.
Le principal avantage de tout cela est que les adjointes virtuelles sont des contrats de travail à long terme. Cela signifie une économie importante de coûts par opposition à l’embauche d’une adjointe réelle. Même si les coûts initiaux peuvent être un peu plus élevés, sachant que les adjointes virtuelles peuvent être un peu plus onéreuses que d’embaucher une adjointe physique, cela peut signifier beaucoup d’économies importantes, ce qui est un aspect important à prendre en compte. Souvent, les adjointes virtuelles ne travaillent que 10 à 50 heures par mois. Bien que vous ayez l’impression que vous payiez une tonne à l’heure pour effectuer des tâches, vous payez en réalité un peu plus cher pour des heures de travail très productives. Souvent, les adjointes marquent la même heure que ceux qu’elles assistent et ne terminent pas toujours les tâches à ce moment-là. Une adjointe virtuelle se débarrasse de cet obstacle.
Étant sous contrat, il est également très difficile de se séparer d’une adjointe virtuelle. Si, pour une raison quelconque, une adjointe virtuelle fonctionne, vous pouvez facilement passer à un nouvel assistant après la fin du contrat. L’accord est déjà conclu, de sorte qu’il n’y a jamais cet obstacle de tir difficile à surmonter si quelque chose ne fonctionne pas. Souvent, une adjointe virtuelle peut être embauchée pour des tâches spécifiques qui ne sont pas à long terme. Cela signifie que vous pouvez les engager simplement pour rechercher des investisseurs potentiels ou simplement pour collecter des données sur la présence des médias sociaux et pour vous contacter et vous faire rapport. Ce type de flexibilité est primordial pour une entreprise efficace.
En outre, cela ouvre des options pour trouver les adjointes qui répondent le mieux à vos besoins. Dans la mesure où une adjointe joue souvent un rôle si personnel dans une entreprise, en avoir un vous permet virtuellement de trouver celui qui répond le mieux aux besoins de votre entreprise, augmentant ainsi la productivité et le rendement, afin que vous puissiez vous concentrer sur cela, et non sur problèmes ou tensions qui peuvent surgir entre les dirigeants et les employés. Cela signifie que vous pouvez engager une adjointe virtuelle pour des tâches très spécifiques afin de tester les eaux avec eux avant de mettre en place un contrat à long terme. Ce genre de liberté est une expérience rarement vécue dans un processus d’embauche.
Conclusion
Globalement, une adjointe virtuelle peut être un outil précieux pour une entreprise, une startup ou une marque. Elles peuvent gérer des tâches banales telles que la planification, la recherche, les médias sociaux, le télémarketing, etc., pour améliorer la productivité de votre entreprise. De plus, elles aident les équipes qui gèrent déjà ces tâches à penser de manière plus créative et donc à faire progresser l’entreprise. Garder vos équipes concentrées et dynamiques sur l’avenir peut vous aider à développer une entreprise au-delà de ce qui se passe au jour le jour. Cela permettra à votre entreprise de croître au lieu de rester stagnante.
L’idée de décharger de telles tâches peut non seulement vous rendre plus productif, mais également vous permettre de libérer de l’espace pour permettre à vous et à vos équipes de penser de manière plus créative et de faire progresser l’entreprise. En réalité, une adjointe virtuelle peut vous aider à diriger l’entreprise et vous donner des informations essentielles pour que vous puissiez la diriger dans la bonne direction. Après tout, savoir comment diriger votre entreprise est absolument inestimable. Bien qu’il y ait tellement de choses à faire en une journée, il est possible que la situation dans le monde se détraque. Une adjointe virtuelle peut vous aider à alléger ces tâches afin que vous puissiez vous concentrer sur l’avenir.
Si vous êtes quotidiennement pris au dépourvu et que vous n’êtes pas tourné vers l’avenir, vous courez le risque que votre entreprise s’échappe d’une falaise. Une adjointe virtuelle atténue ce problème et vous permet de diriger ce que vous dirigez dans la bonne direction et d’éviter les éventuels accidents de train. Qu’il s’agisse de planifier des réunions, d’envoyer des courriels, de gérer des réseaux sociaux ou même d’envoyer des fleurs, les adjointes virtuelles peuvent s’avérer être la solution qui permet à une entreprise, à une startup ou à une marque de fonctionner correctement. Assurez-vous toutefois que vous prenez le temps de trouver celle qui vous convient.
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