Être une adjointe virtuelle ne consiste pas simplement à aider quelqu’un avec son administration ou à soutenir son entreprise, mais à savoir gérer et communiquer avec lui. Et malheureusement, beaucoup d’adjointes virtuelles semblent avoir plusieurs lacunes à ce niveau.

En fait, j’ai été choqué par plusieurs histoires que j’ai entendues. Des histoires qui m’ont non seulement été racontées par des clients lors de demandes de renseignements, mais aussi par d’autres adjointes virtuelles qui travaillent maintenant pour Astuel.

Qualités essentielles de l’adjointe virtuelle

Fiabilité

C’est l’une des plus importantes parce qu’il semble malheureusement que le manque de fiabilité est le problème le plus courant. Un grand nombre de clients m’ont dit qu’ils avaient été déçus par des adjointes virtuelles qui les ont leurrées, ne rendaient pas compte de leurs progrès, ou qui ne livraient tout simplement pas les travaux qui leur avaient été confiés.

Certains ont discuté du problème avec leur adjointe virtuelle. Ils ont cru que c’était réglé et puis plus rien, l’adjointe virtuelle a tout simplement disparu. Il n’a pas répondu à leurs appels ni à leurs courriels. Ils ont finalement cessé de les pourchasser et sont partis à la recherche d’une autre adjointe virtuelle.

Ceci est totalement inexcusable et donne non seulement une mauvaise réputation au secteur de l’assistance virtuelle, mais la prochaine adjointe virtuelle qu’ils appellent doit supporter le soupçon du client et son doute sur l’efficacité de l’utilisation d’une adjointe virtuelle. J’étais embarrassée quand j’ai entendu ces histoires – embarrassée et assez fâchée de vous dire la vérité.

Le professionnalisme est primordial dans notre secteur. Si un client vous appelle, vous devez le rappeler, si vous recevez un courriel, vous devez répondre ! Il n’est pas nécessaire que ce soit immédiatement, mais vous devez au moins faire le même jour.

Perdez-vous des heures à gérer des courriels ?

Bonnes compétences en communication

Règle numéro 1, vous devez informer votre client de la progression du travail. Déterminez comment et quand vous pourrez livrer les travaux demandés avant de commencer de nouvelles tâches.

Chez Astuel, nous avons des clients qui aiment les mises à jour du vendredi et d’autres qui préfèrent des mises à jour quotidiennes. Étant donné que nous répartissions les tâches demandées sous forme de tickets dans le compte du client dans le gestionnaire de projet Done App, le client peut s’y connecter à tout instant pour voir le temps alloué à une tache et constater l’avancée des travaux.

Cela dit, il reste que certains clients préfèrent recevoir l’information par courriel, vous devez donc savoir comment vos clients veulent être contactés et à quelle fréquence. En cas de doute, mettez le client à jour à la fin de chaque journée et si vous êtes en retard, informez-le dès que possible.

Si un client doit constamment vous solliciter pour obtenir des mises à jour, vous ne faites pas votre travail correctement.

Gestion du temps

Apparemment, la recherche nous dicte que vous devriez vous concentrer sur une seule chose et qu’il est inefficace de mener plusieurs tâches à la fois, mais c’est un peu ce que nous faisons dans la vie ! Bien sûr, vous devez vous concentrer sur la tâche à accomplir, mais vous allez également travailler avec plusieurs clients qui pensent tous être votre seul et/ou principal client.

Note de l’auteur : Cet article s’adresse aux adjointes virtuelles indépendantes. Chez Astuel, bien qu’une adjointe virtuelle peut-être affectée à 2 ou 3 clients en même temps, il demeure qu’elle travaille au sein d’une équipe et en cas de surcharge, elle peut toujours assigner une tâche à une collègue déjà au courant des dossiers et des attentes du client.

Vous aurez probablement de nombreuses choses à faire dans la journée. Planifiez donc à l’avance (prévoyez du temps pour les activités imprévues) et planifiez les tâches de manière à optimiser votre efficacité. Utilisez un agenda Google et marquez vos tâches personnelles en bleu et les travaux de vos clients en rouge.

Je sais que j’écris mieux le matin, alors j’essaie de planifier des réunions pour la fin de l’après-midi. J’inscris également toutes mes tâches dans Done App (y compris le temps de planification) afin de savoir de façon réaliste si j’ai le temps de tout faire.

Done App. Logiciel de gestion de projet

Done App – Logiciel de gestion de projet

Débrouillardise

On vous demandera de faire beaucoup de choses que vous n’avez jamais faites auparavant et vous devrez simplement trouver comment les faire. Les adjointes virtuelles sont tenues de fournir des solutions et de résoudre les problèmes des clients… c’est en quelque sorte notre objectif.

Si vous n’avez pas la capacité de contourner un problème et de savoir comment faire quelque chose, vous ne serez pas une bonne adjointe virtuelle.

Vous n’êtes pas Yoda, il est donc irréaliste de supposer que vous saurez tout faire, mais vous devez être suffisamment bonne pour trouver l’information vous-même. Tant que vous êtes honnête avec un client sur l’étendue de vos capacités, tout ira bien.

Les clients ne s’attendent pas à ce que vous sachiez tout (soit à moins que ce soit quelque chose dans votre niche spécifique que vous deviez savoir). Dites-leur que vous n’avez jamais fait cela auparavant, mais que vous êtes heureux de savoir comment (à votre propre rythme) et que vous y reviendrez.

Note de l’auteur : Cet article s’adresse aux adjointes virtuelles indépendantes. Chez Astuel, comme nous sommes une équipe, il est rare qu’un client nous demande d’accomplir une tâche dont personne n’est spécialiste dans l’équipe. Si la tâche demandée est récurrente, elle aura été soulignée lors de l’étude des besoins du client et une adjointe qualifiée dans ce domaine lui sera affectée. S’il s’agit d’une tache non récurrente, elle sera assignée à une spécialiste à l’interne.

Vous devez continuer à apprendre. Regardez des vidéos sur YouTube, échangez vos compétences avec d’autres adjointes virtuelles, posez des questions sur les forums et passez à l’acte. Essayez de vous tenir au courant de ce qui fait l’industrie et dans le monde de la technologie – décidez des sujets sur lesquels vous souhaitez en savoir plus, puis étudiez-les.

Si un client veut une feuille de calcul réorganisée par ordre alphabétique, Google comment le faire !

Gérer les attentes et instaurer la confiance

Vous devez non seulement connaître votre travail, mais également vous assurer que le client sait que vous le savez. Souvent, un client n’a jamais travaillé avec une adjointe virtuelle. Si vous semblez hésiter à faire ce que vous pouvez faire et comment cela fonctionne, alors ils douteront sérieusement de votre capacité à les aider.

Un nouveau client compte probablement sur vous pour le guider tout au long du processus. Vous devez donc savoir et expliquer comment vous travaillez. Cela vient principalement de l’expérience, mais entraînez-vous dans votre nouvelle carrière ou jouez des jeux de rôle. Ou encore, travailler un certain temps bénévolement pour un propriétaire d’entreprise que vous connaissez, afin que vous puissiez obtenir un témoignage et faire un essai si vous êtes inquiet à ce sujet.

Vous devrez peut-être faire semblant jusqu’à ce que vous ayez confiance en vous lorsque vous traitez avec un client potentiel (ce ne sont que des personnes qui ne vous mordront pas), mais vous devez avoir un certain niveau de confiance en vous vous-même lorsque vous dirigez votre propre entreprise, car votre succès dépend entièrement de vous – et vous devez en être responsable.

Ajouter de la valeur

Une de mes amies qui dirige maintenant une nouvelle entreprise déclare qu’elle embauchera une adjointe virtuelle uniquement si elle peut voir la valeur ajoutée et elle s’assurer que l’adjointe virtuelle fasse un effort supplémentaire et qui ne fait pas seulement le minimum. Elle a besoin de sentir que l’adjointe virtuelle est investie dans le succès de son entreprise, qu’elle est digne de confiance, fiable et qu’elle n’est pas une personne contre laquelle elle doit s’inquiéter. Et elle est plus qu’heureuse de payer le gros prix pour ces qualités.

Travailler seul

Une fois, j’ai lu un article sur Freelance Folder sur la façon de combattre la solitude. Apparemment, il est assez courant pour les pigistes de se sentir seuls, ce qui m’a surpris, car je suis tout à fait heureux de travailler seul et je n’avais jamais pensé que certaines personnes pourraient manquer d’avoir d’autres personnes à proximité.

Vous pouvez bien sûr utiliser des espaces de travail commun et je travaille parfois dans des cafés, mais être seul toute la semaine est une chose à considérer.

Ce que disent les autres adjointes virtuelles :

J’ai un groupe Facebook avec des milliers de membres du monde entier. Je leur ai récemment demandé « Quelles qualités, à leur avis, étaient essentielles pour devenir une bonne adjointe virtuelle ? »

Les résultats ont été les suivants :

  • Bonne communicatrice
  • Résiliente / peau épaisse
  • Fiable / crédible / cohérente
  • Polyvalente / flexible / adaptable
  • Sûr de soi
  • Ingénieuse
  • Organisée
  • Compréhension / empathique / tolérante / patiente
  • Digne de confiance / honnête
  • Professionnelle
  • Accessible
  • Approchable
  • Un résolveur de problèmes
  • Auto motivée
  • Proactif

Choses à retenir :

  • Si vous vous trompez, faites-le, corrigez-le et ne chargez rien.
  • Si le client n’est pas satisfait du travail, c’est probablement de votre faute si vous ne déterminez pas / ne clarifiez pas les périmètres de la tâche.
  • Vous devrez vous motiver pour travailler. Chaque jour et toujours.
  • Ne supposez pas que le client a un certain niveau de connaissances. Vérifiez qu’ils connaissent le fonctionnement de Dropbox ou de Google Drive avant de les convaincre de les utiliser.
  • Si vous voyez qu’un client peut faire mieux, utilisez votre initiative et suggérez-la.
  • Vous allez toujours devoir vous vendre parce que c’est ce que travailler pour vous implique. Si cela ne vous satisfait pas, alors ce travail n’est pas pour vous.
  • Vos clients seront tous différents, vous devrez donc vous adapter à leur personnalité et à leur façon de travailler.
    Parfois, cela ne fonctionne pas toujours avec un client et vous devrez cesser de travailler pour lui.

Conclusion

Tout le monde n’a pas ces qualités, et si vous ne les avez pas, vous devriez sérieusement vous demander si le fait d’être une adjointe virtuelle vous convient.

Si vous voulez être une adjointe virtuelle parce que vous pensez que la vie et l’argent seront faciles, vous serez sous le choc, car la réalité est très différente. C’est un travail valorisant une fois que vous l’avez compris, mais il peut y avoir une courbe d’apprentissage abrupte au début.

En fait, j’ai écrit beaucoup de CV pour des pigistes qui souhaitent retrouver un emploi à temps plein. Leurs raisons incluses: ils manquent de contact pour échanger des idées, ils ont besoin d’un revenu régulier, ils sont fatigués de devoir trouver de nouvelles affaires, ils en ont assez de jongler avec plusieurs clients et ils n’aiment pas cela.

Alors, réfléchissez bien à toutes ces choses.

Gérer votre propre entreprise est un travail difficile, qui n’est pas pour tout le monde, mais si vous possédez non seulement ces qualités, mais êtes également en mesure de les concrétiser, vous serez sur la bonne voie pour devenir une adjointe virtuelle exceptionnelle et remarquable, qui fait partie de fierté d’être dans ce secteur d’activités.

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