Faire affaire avec des fournisseurs peut être l’un des aspects les plus stressants de la gestion d’une entreprise. Décider quelle entreprise utiliser, gérer tous les détails et vous assurer d’obtenir la meilleure offre possible pour votre entreprise peut prendre beaucoup de votre temps – alors poursuivez votre lecture pour découvrir comment une adjointe virtuel peut vous aider à vous faire économiser argent.
Où commencer
Les affaires consistent essentiellement à fournir des services et des produits, et peu importe le type d’activité de votre entreprise, vous aurez besoin d’utiliser les services d’autres sociétés. Il est essentiel de bien définir tous les détails de ces contrats pour assurer le succès de votre entreprise. Il y a beaucoup d’éléments à régler et un assistant virtuel professionnel veillera à ce que vous n’en manquiez aucun.
Faites faire des recherches
Une adjointe administrative virtuelle a le temps de faire les recherches de base nécessaires pour vous assurer de connaître tous les faits. Voici un exemple de la manière dont la planification et l’analyse initiales peuvent améliorer vos chances d’obtenir une bonne affaire :
[su_list]- Les études de marché vous permettront de rechercher des sociétés offrant des services ou des produits proches de ceux que vous recherchez.
- La recherche sur des fournisseurs individuels vous permettra de savoir s’ils ont un monopole sur leur marché ou s’ils ont une certaine concurrence. Ces informations seront utiles pour comprendre la position du fournisseur au stade de la négociation.
- Demander conseil aux clients précédents vous donne une vue impartiale de la qualité du service et vous donne également une idée de la qualité et du prix des services ou des produits.
Magasiner des fournisseurs vous donnera non seulement des options, mais augmentera également la concurrence si vous avez déjà un fournisseur. Cela encouragera votre fournisseur actuel à maintenir ses prix concurrentiels ou à vous offrir des suppléments pour adoucir son contrat avec vous. Le temps passé à faire des études de marché est inestimable à long terme pour obtenir les meilleurs prix.
Temps de négociation
Se préparer correctement à une négociation est la clé. Un assistant virtuel s’assure que vous êtes prêt en préparant les informations dont vous aurez besoin pour la réunion, notamment :
[su_list]- Consolider vos objectifs afin de disposer d’un guide visuel clair des objectifs de la réunion
- Indiquez les détails de ce que votre entreprise est prête ou n’est pas prêts à faire des compromis, tels que le prix, les conditions de paiement, la norme du produit / service requis et la livraison.
En ce qui concerne la transcription, un assistant virtuel peut également taper vos notes de la réunion et résumer les points clés afin que vous ayez un enregistrement clair de toutes vos négociations.
Obtenez ce dont vous avez besoin
Une fois dans la salle, gardez ces conseils à l’esprit :
[su_list]- N’oubliez pas de négocier des conditions fixes afin que vous ne soyez pas surpris par des frais supplémentaires ultérieurement.
- Demandez ce qui est inclus à un prix donné et demandez aux fournisseurs de supprimer toutes les caractéristiques de la transaction que vous n’utiliserez pas – et de les amener à réduire leurs prix en conséquence.
- Voyez si vous pouvez négocier un rabais si vous achetez en gros ou si vous avez besoin de beaucoup de travail.
- Demander si une formation est fournie lors de l’achat de nouveaux équipements ou logiciels
- Ne faites pas pression sur le fournisseur pour qu’il accepte un accord prématurément.
- Assurez-vous que le fournisseur est heureux afin qu’il veuille bien faire affaire avec vous à l’avenir et vous donne une bonne réputation dans son secteur.
Temps de signer
Une fois que vous êtes satisfait des détails de votre contrat, la prochaine étape consiste à le rendre officiel. La rédaction des contrats nécessite beaucoup d’efforts de la part des deux parties et vous gagnerez beaucoup de temps en utilisant un assistant virtuel. Votre adjointe administrative virtuelle peut :
[su_list]- Rassemblez les premiers termes des termes des négociations
- Prendre des dispositions pour qu’un représentant légal agréé par l’industrie établisse un contrat si nécessaire
- Faites des vérifications de dernière minute pour vous assurer qu’il n’y a pas de frais cachés dans le contrat de fourniture.
- Veiller à ce que les clauses de sortie et de contestation soient incluses afin que, en cas de problème, des délais et des conséquences soient clairement définis sur papier.
- Vérifiez votre solvabilité auprès de vos fournisseurs pour vous assurer qu’ils disposent des liquidités nécessaires, surtout s’il s’agit d’un contrat à long terme.
- Demandez les références de clients précédents et des bailleurs de fonds de l’entreprise.
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