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Que ce soit de se lancer en affaires en tant que travailleur autonome ou au sein d’une corporation avec ou sans partenaires, la route menant au début des opérations est longue et parsemée d’embuche.

Cet article a pour but de partager avec vous la façon dont nous nous sommes structurés être opérationnel le plus rapidement possible et à très peu de frais. Je ne vous parlerai pas de location de bureaux et des démarchages légaux pour vous incorporer et mettre en place une convention d’actionnaires, mais des systèmes de gestion et d’opération que nous avons mis en place chez Astuel.

Communications

Téléphonie : Nous utilisons les services du fournisseur de téléphonie IP Virtutel. Fiable, économique et répondant sur-le-champ à toutes nos demandes d’aide et de maintenance. Nous sommes en affaires avec Virtutel depuis plusieurs années déjà et ils n’ont jamais manqué à l’appel.

Courriels :

Pour ce qui est des systèmes de gestion des courriels, il n’y a vraiment que deux choix adéquats. G Suite et Office 365. Nous avons choisi G Suite de Google. Fiable, multi plateforme et essentiel pour les services en ligne de Google tels que; Google Analytic, Google Webmaster, Google Drive, Google Map et Google plus pour ne nommer que ceux-là. Coût : 60 $ par année par adresse de courriel reliée à un humain. Les comptes tels que « [email protected] nomdedomaine.com » et autres sont gratuits.

Partage de document : Google Drive. Dépôt et partage de document, collaboration en ligne, etc. Coût : Google Drive arrive gratuitement avec votre système de messagerie électronique G Suite.

Partage d’écran et outils de présentation : Nous utilisons Join Me. Nous utilisons une licence professionnelle, mais ce n’est pas obligatoire. Coût 322,14 $ par année par licence.

Chat en ligne : Nous utilisons 3 systèmes; Skype (gratuit) pour les petites communications rapides. Slack (version gratuite disponible) pour les communications d’équipe dans le cadre d’un projet et Tawk (gratuit) sur notre site web pour communiquer avec nos clients.

Facturation et système comptable

En tant qu’entrepreneur, nous n’utilisons pas de système comptable à proprement dit. Nous laissons ça à nos comptables. Par contre, nous utilisons Freshbooks pour envoyer des estimations et facturer nos clients. Freshbooks est une compagnie canadienne qui a plus de 5 millions de clients au travers le monde. Nous utilisons leur application en ligne depuis quelques années et nous avons déjà envoyé plus de 4 500 factures par le biais de Freshbooks. C’est fiable, pratique, facile à utiliser et votre comptable va adorer. Coût : de 15 USD à 50 USD par mois dépendamment de votre nombre de clients

Est-ce que les gens vous disent que vous êtes difficiles à joindre ?

Système de gestion de projet

Beaucoup d’organisation ne savent pas s’ils ont fait de l’argent sur leur dernier projet ou combien de temps ils ont passé à faire des telles ou telles tâches. Chez Astuel, nous utilisons Done App. Robuste, simple à utiliser et à intégrer. Done App est compatible avec Freshbooks. Coût : gratuit

Done App - Logiciel de gestion de projet

Done App – Logiciel de gestion de projet

CRM (Customer Relationship Management)

Voilà un impératif pour toutes organisations qui vend des produits et/ou des services. Il y a plusieurs bons CRM sur le marché. Sales Force, Zoho et HubSpot ont d’excellentes réputations et si vous demander à trois spécialistes différents lequel est le meilleur, vous risquez d’obtenir trois réponses différentes. Chez Astuel, nous avons choisi HubSpot pour différentes raisons. HubSpot est compatible avec Freshbooks. Coût : 50 $ par utilisateur, mais il existe une version gratuite qui a très peu de limites et je suis convaincu qu’avant que vous ressentiez le besoin de passer à la version payante, vous aurez plusieurs centaines de milliers de dollars de ventes derrière vous.

Site web – Le cœur de votre organisation et votre vitrine sur le monde

Toute organisation qui entend prendre sa place dans le marché ne peut le faire sans posséder un site web professionnel bien référencé. À moins que vous n’ayez l’intention de faire du commerce électronique, le type de site web dont vous aurez besoin est ce qui est communément appelé un site vitrine. Notre site est un site vitrine unilingue qui a demandé très exactement 91h17min (eh oui ! Comme nous utilisons Done App, nous connaissons le temps que cela a demandé à date pour monter notre site web, incluant l’ouverture des médias sociaux Facebook, Twitter, Google Plus et Disqus, ainsi que la mise en place de cet article) Coût : 7 500 $.

Adjointe virtuelle

Les entrepreneurs qui réussissent ont tous un point en commun, celui de savoir se déléguer. Mais une Start-Up ne peut pas toujours se payer une adjointe à temps plein. C’est là que l’offre d’Astuel prend toute sa valeur pour de multiples raisons, notamment les coûts reliés à l’embauche d’un employé traditionnel. Nous traitons de cette question dans notre article « Adjointes virtuelles VS employés temporaires, pigistes et agences de placement. ». Quant aux tâches que peut accomplir une adjointe virtuelle, voyez notre article « Ce que nous faisons ». Coût : de 299 $ à 1 199 $ par mois dépendant du nombre d’heures que vous l’utiliserez.

Avez-vous trouvé cet article utile ? Faites-le nous savoir et si vous souhaitez savoir comment nous pouvons aider votre nouvelle entreprise ou si vous souhaitez en savoir plus sur nos services d’adjointe virtuelle, n’hésitez pas à nous appeler au 866-828-3716 ou à utiliser notre formulaire de contact dans le menu. ci-dessus.

Note de l’auteur : Sauf pour le logiciel de gestion de projet Done App qui est gratuit et qui est la propriété de Tucan SoftWare, une compagnie dont le soussigné est actionnaire, Astuel n’a aucun intérêt et/ou ne touche aucune commission pour avoir référé les services ci-dessus nommés. -Erik Villeneuve

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