Beaucoup ont maintenant besoin de déplacer des membres du personnel vers le travail à distance; cependant, si vous ne l’avez jamais fait auparavant, cela peut être écrasant. Nous aimerions vous aider à vous donner quelques moyens de « diviser et conquérir » ce processus.

Solutions physiques vs solutions de service

La première chose que vous devez faire est de vous assurer que votre personnel dispose des outils physiques nécessaires pour travailler à distance. S’ils ont déjà un ordinateur portable d’entreprise (ou un autre appareil) qui a été configuré pour se connecter à votre réseau de bureau, vous êtes tous prêts. Sinon, vous devrez d’abord vous assurer qu’ils disposent du matériel nécessaire. Bien qu’ils puissent utiliser un ordinateur portable personnel, vous devez vous assurer que s’ils le font, l’appareil a été correctement configuré avec les systèmes de sécurité nécessaires en place (antivirus, anti-malware, pare-feu, etc.).

Une fois que le personnel a installé son équipement, vous devez vous assurer qu’il a accès aux outils et aux fichiers dont il a besoin. Les sections suivantes fourniront nos recommandations de logiciels / services à utiliser pour fournir une fonctionnalité de travail à domicile presque transparente.

Recommandations de service

Les sections suivantes répertorient nos recommandations pour diverses fonctionnalités. Ce sont des systèmes que nous utilisons activement ou que nous utilisons occasionnellement en cas de besoin.

Bien que nous fournissions nos recommandations et que vous puissiez facilement mettre en œuvre certaines de ces fonctionnalités, nous vous recommandons vivement de consulter une personne ayant de l’expérience dans ces domaines – en particulier. Avec l’intégration avec votre site Web existant. Une configuration incorrecte de certaines de ces fonctionnalités peut entraîner des problèmes de sécurité avec votre site Web ou votre réseau de bureau ou entraîner la mise sur liste noire de vos installations en ligne.

Si vous avez besoin d’aide dans l’un de ces domaines, veuillez utiliser l’option sur notre page d’accueil pour planifier une consultation gratuite où nous discuterons avec vous de vos besoins et vous fournirons des recommandations spécifiques.

Sécurité des appareils

Avant de connecter un périphérique à l’un de vos systèmes, vous devez vous assurer que ce périphérique est sécurisé. Si vous n’avez rien configuré, nous vous recommandons d’utiliser le système BitDefender Total Security 2020, avec la fonctionnalité VPN. Cela vous permet de vous connecter en toute sécurité à tout ce dont vous avez besoin pour vous connecter au système de bureau principal ou à d’autres systèmes. Nous recommandons que votre personnel achète le système de sécurité totale qui couvrira tous leurs appareils personnels – jusqu’à 5 appareils; cependant, vous pouvez également ajouter des périphériques supplémentaires si nécessaire. Vous pouvez ensuite les rembourser pour ce coût. Cependant, si vous avez plusieurs employés et que vous souhaitez gérer les paramètres de sécurité de manière centralisée, le système de sécurité Small Office est très bon.

  • Moyens recommandés: BitDefenter Total Security 2020 (ou Small Office Security) – www.bitdefender.com
  • Coût: 10-20 $ / personne / an

REMARQUE: Au moment d’écrire ces lignes, ils offrent des remises importantes pour tous les forfaits.

Accès à distance aux ordinateurs de bureau

Si votre personnel a des ordinateurs de bureau au bureau où il a accès aux fichiers, l’un des moyens les plus simples de le faire est de configurer une vue de bureau virtuel sur cet ordinateur à partir de son emplacement distant. Nous recommandons TeamViewer. Ils offrent des options pour un usage personnel ainsi que des forfaits de travail à distance. Ce système vous permet non seulement d’accéder aux fichiers sur votre ordinateur de travail à distance, mais également de «travailler» virtuellement sur votre ordinateur de bureau (à condition qu’il soit allumé et dispose d’une connexion Internet fonctionnelle).

Moyens recommandés: TeamViewer – www.teamviewer.com 

Coût: 16,50 $ / mois / personne – jusqu’à 99 $ / mois / jusqu’à 50 personnes

Site Internet

Bien que nous nous attendions à ce que CHAQUE entreprise ait un site Web de nos jours, si vous n’en avez pas, nous vous recommandons fortement d’en obtenir un immédiatement. Vous ne pouvez pas communiquer avec des personnes qui ne visitent pas physiquement votre emplacement si vous n’avez pas de site Web.

Il existe BEAUCOUP de façons de créer votre site Web. Si vous êtes dans une situation d’urgence (vous n’avez personne pour venir chez vous et vous avez besoin de trafic pour rester en affaires), vous devez opter pour la solution qui vous permettra de démarrer en quelques minutes, pas des jours ou des semaines. Pour ce type de situation, vous avez une poignée d’options, nous vous recommandons d’utiliser Squarespace car il peut vous permettre de démarrer avec un site Web TRÈS basique (et même un commerce électronique de base) en quelques minutes (OK, peut-être plus qu’un heure, mais certainement dans la journée). L’inconvénient de cela, à notre avis , c’est que, à moins que vous n’ayez une activité très basique (ce qui n’est généralement pas le cas si vous avez une activité physique sur site), vous dépasserez rapidement les fonctionnalités d’un site comme celui-ci; cependant, si c’est tout ce que vous pouvez faire, c’est mieux que rien.

La meilleure chose à faire est de créer un site Web qui a la capacité fonctionnelle de gérer les besoins de votre entreprise, mais qui peut être configuré assez rapidement. Avec les trois systèmes de gestion de contenu (CMS) les plus populaires – WordPress, Joomla et Drupal – deux ont le potentiel de se mettre en place assez rapidement – WordPress et Joomla. De ces deux, nous sommes convaincus que Joomla est la meilleure solution – être capable de gérer beaucoup plus d’options à l’avenir tout en étant quelque peu facile à obtenir rapidement quelque chose. Vous pouvez obtenir une configuration et un fonctionnement gratuits du site Joomla en quelques minutes en utilisant le site Launch Joomla. Vous, ou un développeur Joomla professionnel pouvez ensuite vous appuyer sur cela et éventuellement créer un site Web très complexe qui peut gérer presque tout ce que vous (ou vos clients / visiteurs) jetez dessus.

Moyens recommandés: site Web de Joomla – www.joomla.org

Sans coût

Moyens alternatifs recommandés: Squarespace – www.squarespace.com

Coût: 18-40 $ / mois

Support client en direct

Tout le monde se déplace en ligne pour presque tout, vous devez interagir avec votre public directement là où il se trouve – sur votre site Web. La plupart des gens s’attendent aujourd’hui à ce que le chat en direct soit disponible sur votre site. Si vous ne l’avez pas, les gens passeront à d’autres qui en auront. Vous pouvez facilement ajouter un chat en direct à votre site Web en utilisant un certain nombre de systèmes différents; cependant, vous devez disposer d’un système qui permet également à votre personnel de travailler ensemble pour répondre à ces demandes de chat en équipe – pour répondre aux chats et les transmettre à la bonne personne. Nous recommandons le système Tawk.to. Il vous permet de fournir un support de chat en direct à partir de rien. Vous pouvez également payer une somme modique pour que leurs agents de chat répondent à vos appels de chat entrants et les dirigent vers la bonne personne.

Moyen recommandé: Tawk.to – www.tawk.to

Coût: 0 $ / personnel : 18 $ / heure pour embaucher des agents de chat; fonctionnalités supplémentaires disponibles pour quelques dollars.

Marketing client et communication

Lorsque vous modifiez le fonctionnement de votre personnel de bureau et les nouvelles fonctionnalités en ligne que vous ajoutez, vous devez en informer vos clients et prospects. Il existe BEAUCOUP de façons différentes de le faire, en fonction de vos systèmes en ligne existants ainsi que de la taille de votre groupe de clients / prospects.

Si vous avez un site Web existant, il est toujours préférable de commencer par là. Ce site Web contient probablement des informations de contact (c’est-à-dire des courriels) qui vous donnent accès à tous vos clients / prospects.

L’utilisation d’un système qui peut s’intégrer directement dans ce site Web présente quelques avantages. Premièrement, vous savez probablement déjà comment utiliser une partie de ce système et apprendre à utiliser une extension intégrée sera probablement plus facile que d’apprendre un système entièrement nouveau. Deuxièmement, parce que vous avez déjà collecté les données sur ce système, vous avez probablement fourni les avis de confidentialité appropriés et obtenu les autorisations appropriées pour vous connecter avec ces personnes via ce système. Si vous deviez exporter vos données vers un nouveau système, vous POURRIEZ avoir besoin de demander à nouveau des autorisations pour commencer à vous connecter avec eux avec ce nouveau système. Pour cette raison, nous vous recommandons fortement d’utiliser une extension de votre site Web existant pour communiquer avec vos clients / prospects.

Comme nous travaillons principalement avec le système de gestion de contenu (CMS) Joomla, nous avons des années d’expérience dans ce domaine et nous vous recommandons fortement d’utiliser le système de communication par courrier électronique direct AcyMailing. Il vous permet d’exécuter presque n’importe quel plan de communication imaginable, des courriels individuels aux campagnes de courriel marketing automatisées très complexes. Ils ont également un système SMS associé qui vous permet d’avoir des fonctionnalités similaires via des messages texte SMS. L’installation et la configuration d’AcyMailing est un processus relativement facile et apprendre à l’utiliser (si vous êtes familier avec les termes et processus généraux de courriel marketing) est également généralement facile à démarrer.

Si vous n’avez pas de site Web existant, le meilleur service de messagerie électronique utilisé par de nombreuses personnes dans le monde est le système Mail Chimp. Il vous permettra d’être opérationnel avec l’envoi de courriels avec très peu de temps, tant que vous avez une liste de tous vos courriels clients / prospects. Nous recommandons au moins le plan Essentials afin de pouvoir supprimer la marque MailChimp de votre contenu. Sachez que certaines fonctionnalités (ou l’envoi vers des listes plus importantes) peuvent entraîner des coûts supplémentaires

  • Moyens recommandés: extension AcyMailing Essential / Enterprise au CMS Joomla – www.acyba.com
  • Coût : essentiel – 29 euros / an ; Entreprise – 89Euro / an

Commerce électronique / eCommerce

Si votre organisation prend de l’argent pour quelque chose (produits / services / dons), vous devez disposer d’un moyen de gérer cette transaction en ligne. Malheureusement, cette fonctionnalité dépend de nombreux facteurs différents – du type de site Web que vous avez au type de transaction (don, service, produit physique, etc.) et il n’y a aucun moyen de fournir une recommandation de fonctionnalité spécifique. Si votre site Web est construit sur Squarespace, vous devez utiliser leurs outils de commerce électronique; Cependant, si votre site Web est sur WordPress ou Joomla ou

Drupal Commerce, PresTashop (ou autre CMS), vous aurez BEAUCOUP d’options dans les extensions disponibles pour ajouter du commerce électronique à votre site. C’est un domaine où vous devez vraiment consulter directement un développeur Web réputé et expérimenté qui a une expérience de commerce électronique sur votre plate-forme CMS de site Web. Si vous téléchargez simplement une extension de commerce électronique, vous pourriez en fait perdre des revenus et même des clients.

Réunions virtuelles

Lorsque vous devez rencontrer d’autres personnes qui se trouvent dans des endroits où vous ne pouvez pas vous rendre ou pour limiter le nombre de connexions en face à face, vous pouvez utiliser un certain nombre d’outils différents. De nombreux systèmes d’appels vidéo en direct ont été conçus pour des connexions personnelles ou informelles et non pour les entreprises. Vous devez disposer d’un système conçu pour les entreprises et doté des fonctionnalités dont vous avez besoin. Nous avons deux systèmes différents que nous utilisons et recommandons.

Zoom.us est notre système de référence pour la plupart des réunions d’affaires en ligne. C’est très fiable et le coût est le meilleur pour les services que vous obtenez. L’une des principales caractéristiques sur lesquelles nous nous appuyons avec ce système (et pourquoi c’est notre premier choix) est la possibilité d’avoir des réunions « en petits groupes » à partir de votre réunion principale. Cela vous permet de démarrer une réunion avec un grand groupe, puis de diviser les gens en différents petits groupes, puis de vous réunir à nouveau. Ceci est idéal pour les événements de formation où vous devez avoir des séances en petits groupes, ou pour des réunions d’entreprise avec des réunions départementales. Il vous permet également d’inviter d’autres personnes et de leur faire remplir un formulaire d’inscription. Vous pouvez utiliser le service principal pour les réunions publiques en utilisant ce processus également similaire à un webinaire – cependant, il n’a pas toutes les fonctionnalités d’un véritable système de webinaire. Si vous avez besoin de faire de vrais systèmes de webinaires, ils ont un forfait pour cela. Vous pouvez tester le système (ou l’utiliser en continu) gratuitement si vous limitez la réunion à seulement 40 minutes. Ou juste une autre personne.

Notre choix pour les réunions et événements en ligne est FreeConferenceCall.com. Il fait un excellent travail et fournit un service fiable sans frais, mais n’a pas les fonctionnalités de Zoom.us.

Avant de demander « Pourquoi n’utilisez-vous pas ce système bien connu », c’est parce que nous l’avons testé (et bien d’autres, et ces deux systèmes hébergent de manière fiable des réunions avec très peu de problèmes techniques.

  • Moyens recommandés: Zoom.us Pro – www.zoom.us
  • Coût: 20,00 $ / mois / personne
  • Autres moyens recommandés: FreeConferenceCall.com – www.freeconferencecall.com
  • Gratuit
  • Sinon, si vous n’avez pas de vous voir, mais seulement de parler et de partager un écran, mon choix personnel # 1 est sans contredit Join Me
  • Version gratuite et payante à 13 $ CAD par mois avec la version « Lite ».

Communications d’équipe

Si vous avez une équipe de personnel qui est habituée à travailler ensemble et à se parler par-dessus les murs de la cabine ou en passant simplement au bureau des autres personnes, travailler à distance peut supprimer cette capacité de conversation spontanée. L’utilisation d’outils de communication d’équipe qui permettent une communication instantanée peut aider à prévenir l’isolement qui se produit lorsque vous travaillez à domicile. Il existe de nombreux outils avec de nombreuses fonctionnalités différentes; cependant, pour la plupart des équipes, vous devez avoir un système qui est facile à configurer et à gérer et qui n’est pas « geek » (c’est-à-dire qui ne nécessite pas que votre informaticien configure et gère). L’application Telegram est la meilleure que nous ayons trouvée (jusqu’à présent) qui réponde à ce besoin.

Vous pouvez facilement installer l’application sur n’importe quel appareil (y compris Windows, MacOS et Linux) et votre compte est facilement synchronisé entre les appareils. Donc, si vous êtes assis devant votre ordinateur de bureau, vous pouvez rester connecté, mais lorsque vous vous éloignez de l’ordinateur, vous pouvez continuer à être connecté via votre appareil mobile. Et vous pouvez partager des fichiers, laisser des messages vocaux et même passer des appels directement dans l’application.

Systèmes d’apprentissage en ligne

Avec de nombreuses organisations éducatives en ligne, le défi devient – comment bien le faire. Il existe de nombreux services et systèmes différents qui peuvent fournir des fonctionnalités LMS (Learning Management Systems); cependant, c’est un domaine dans lequel la solution que vous choisissez dépend vraiment des ressources (personnel, infrastructure en ligne existante, etc.) dont vous disposez – ainsi que de ce que vous voulez faire et du temps dont vous disposez pour le mettre en œuvre.

Notre solution « haut de gamme » pour un LMS complet et bien testé est Moodle. Il a été utilisé par les collèges et les universités pour des systèmes de base et très complexes pendant des années. Si vous voulez avoir presque n’importe quelle fonctionnalité LMS, vous pouvez la faire fonctionner dans Moodle. L’avantage est que Moodle lui-même est gratuit / open-source. L’inconvénient est qu’il s’agit d’un système assez gros et qui nécessite à la fois du temps et des ressources (c’est-à-dire du personnel / de l’argent) pour le configurer correctement. Moodle est un système autonome (généralement) et peut fonctionner avec d’autres sites Web existants, mais cela prend plus de temps pour démarrer. Donc, si vous avez le temps et les ressources, utilisez Moodle.

Si vous avez besoin de mettre quelque chose en place rapidement (c’est-à-dire en quelques jours à une semaine ou deux), la meilleure option consiste à payer beaucoup d’argent pour un service LMS existant (comme Blackboard) ou à intégrer quelque chose dans votre site Web existant. Comme nous travaillons principalement avec le système de gestion de contenu Joomla (CMS), nous avons travaillé avec presque tous les systèmes Joomla LMS. Après les avoir tous testés, nous constatons que l’OSCampus Pro LMS de Joomlashack fournit le meilleur moyen de configurer un LMS dans un site Web Joomla en très peu de temps, à un prix raisonnable. L’avantage (par rapport à un système comme Moodle ou Blackboard) est qu’il s’intègre directement dans votre site Joomla. Vous pouvez facilement autoriser les visiteurs / membres de votre site Web à accéder aux cours et classes que vous créez dans OSCampus Pro.

Si votre site Web est construit sur un système de gestion de contenu différent, vous devriez pouvoir trouver des fonctionnalités LMS pour ce système. Malheureusement, nous n’avons pas d’expérience dans WordPress ou Drupal (ou autre) LMS pour pouvoir vous donner une recommandation fiable.

  • Meilleurs moyens recommandés: Moodle – www.moodle.org
  • Coût: gratuit (bien que le coût d’installation puisse être important)
  • Moyens recommandés: OSCampus Pro (de Joomlashack) – www.joomlashack.com
  • Coût: 69 $ / an (pour les mises à jour de maintenance en cours)

Outils de collaboration en ligne et logiciel de gestion de projet

Un logiciel de gestion de projet est un logiciel destiné à faciliter le travail de gestion de projet. Le travail du logiciel de gestion de projet consiste généralement à automatiser les tâches de sauvegarde et / ou de gestion du temps. Par exemple, les systèmes de gestion de version ou les systèmes de gestion de configuration enregistrent différents états d’un projet et gardent une trace de la date de modification.

Meilleurs moyens recommandés: DoneApp – www.doneapp.com

  • Coût: gratuit
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