Quand les réunions sont bonnes, elles sont vraiment très bonnes. Et quand elles sont mauvaise, elles sont une perte de temps et d’énergie pour tout le monde.

C’est pourquoi cela vaut la peine d’envisager de faire appel à un organisateur ou un planificateur de réunion pour vous aider à faire en sorte que les réunions internes et externes apportent une valeur ajoutée à votre entreprise.

Les réunions sont un excellent moyen de rassembler les gens pour une interaction, une discussion et un accord en face à face. Ils favorisent une bonne communication commerciale et, lorsqu’ils sont bien organisés et gérés, peuvent produire des résultats créatifs, des décisions ciblées et un travail d’équipe amélioré.

Tout cela repose sur une bonne planification et une bonne gestion des réunions. Par conséquent, en fonction de la fréquence de vos réunions, il peut être intéressant de rechercher un service de planification de réunion ou un responsable de réunion dédié. C’est une personne qui est responsable de l’organisation de la réunion du début à la fin – en s’assurant notamment que les participants disposent des bonnes informations à l’avance et que les actions seront suivies. Voici les principales façons dont une adjointe Virtuelle peut servir de planificateur de réunions et peut vous aider à rendre vos réunions plus efficaces:

Mise en place de la réunion

Il peut s’agir d’un événement régulier, comme une réunion mensuelle du conseil, ou d’une réunion de vente plus importante et ponctuelle, mais tout mettre en place ne consiste pas uniquement à réserver une salle. Un bon organisateur travaillera avec vous pour vous assurer que les bonnes personnes sont invitées, le bon lieu choisi, s’il doit se dérouler à l’extérieur de vos bureaux. La nourriture et les boissons sont commandées et le personnel qui gère la réunion est parfaitement préparé. Ils peuvent également prendre la responsabilité de réserver des chambres pour ceux qui ont besoin d’une nuitée et de voyager pour ceux qui en ont besoin.

Sentez-vous comme quoi vous ne pouvez pas prendre des vacances ?

Préparer à l’avance

Personne n’aime se rendre à une réunion sans savoir à quoi ça sert, qui sera là et quels seront les résultats souhaités. Les gens seront automatiquement plus productifs lors d’une réunion s’ils ont eu le temps de lire des journaux, de réfléchir à leur contribution et de parler à leurs équipes. Il est donc essentiel qu’un planificateur de réunions d’affaires envoie des informations longtemps à l’avance.

Cela pourrait inclure :

  • Les minutes de la réunion précédente
  • Ordre du jour de la prochaine réunion
  • Tous les papiers ou notes qui doivent être lus avant la réunion
  • Toute demande d’information à apporter à la réunion

Cela permet à vos participants de savoir exactement à quoi s’attendre et les aide à être engagés et prêts à contribuer.

Faites ce que vous dites que vous allez faire

Une réunion saturée est commune, mais personne ne l’aime. Tout le monde a son travail, il est donc très important que la réunion commence lorsque vous dites qu’elle va commencer et se termine lorsque vous dites qu’elle se terminera. C’est le rôle de la personne qui préside la réunion de veiller à ce que cela se produise. Si c’est votre cas, parcourez l’ordre du jour et déterminez approximativement le temps que vous souhaitez consacrer à chaque sujet. Le jour même, assurez-vous de garder un œil sur l’heure et de faire avancer les choses le cas échéant. Dans certains cas, il est judicieux de nommer une autre personne pour présider la réunion, en particulier si vous êtes très impliqué dans les discussions.

Faire les choses différemment

Si vous voulez être vraiment efficace, réfléchissez à de nouvelles façons d’organiser votre réunion de manière à ce que les personnes ne se lancent pas dans une «ornière» et ne contribuent pas, ou s’arrêtent. Certaines organisations le font en tenant leurs réunions debout, plutôt que de s’asseoir autour d’une table. D’autres prennent leurs réunions en dehors du site pour ne pas être dérangés par le reste du bureau. Les réunions de l’après-midi peuvent même bénéficier d’un étirement ou d’un déménagement avant le début de la réunion – cela ajoute de l’énergie à la salle et combat la somnolence de l’après-midi. Votre société de planification de réunion pourrait peut-être suggérer d’autres moyens de garder les choses fraîches.

Votre équipe passe-t-elle trop de temps aux tâches administratives ?

Attribuer des actions claires

Le but d’une réunion est de permettre aux choses d’avancer. Cela signifie que les gens repartent avec une idée claire de ce qui va se passer ensuite, quand et qui sera responsable de l’action. Il est donc essentiel, du point de vue de la responsabilisation et de la mesure, que tout le monde connaisse ses actions et le moment où elles doivent les mener à bien.

C’est à ce moment que les organisateurs de réunions virtuelles peuvent s’avérer très utiles. Ils peuvent prendre vos notes et créer le compte-rendu de la réunion avec une liste d’actions. Votre organisateur peut contacter chaque participant ultérieurement pour s’assurer qu’il est satisfait et qu’il tiendra ses promesses.

De meilleures réunions, de meilleurs résultats

Si les personnes ont le sentiment que vos réunions sont énergiques, concentrées et positives, elles ont bien plus de chances de participer et vous avez bien plus de chances d’obtenir une valeur réelle pour votre entreprise. Un organisateur de réunion peut vous décharger de toutes les tâches de planification, de préparation, de gestion et de suivi, vous permettant ainsi de vous concentrer sur les tâches qui importent.

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