Il peut être difficile d’apprendre à déléguer le travail de manière efficace, mais l’amélioration de la productivité et les économies de coûts peuvent avoir des avantages considérables. La délégation permet également à votre entreprise de se concentrer sur des objectifs fondamentaux au lieu de tâches répétitives sans valeur ajoutée. Le plus gros défi consiste toutefois à comprendre quand et comment déléguer des tâches. Tout d’abord, vous devez décider quand une tâche a atteint le point où elle mérite d’être déléguée. Ensuite, vous devez apprendre à votre adjointe virtuelle comment exécuter la tâche de manière satisfaisante.
Une fois que vous avez appris à déléguer des tâches avec succès, vos options pour tirer le meilleur parti de votre adjointe virtuelle augmentent de manière exponentielle – ce qui vous donne la possibilité supplémentaire d’utiliser des compétences que personne dans votre entreprise ne possède.
Cet article vous aidera à déléguer votre chemin vers le succès en vous donnant des conseils très utiles pour travailler avec une adjointe virtuelle.
Débuter avec une adjointe virtuelle
Avant d’expliquer comment et quand déléguer, nous verrons rapidement comment intégrer de nouveaux adjointes virtuelles dans votre entreprise. Cette liste de contrôle vous aidera à vous assurer que votre adjointe virtuelle est prêt à être un membre productif de l’équipe.
# 1 – Avoir un calendrier de tâches prêt à partir.
Planifier à l’avenir est un élément important pour apprendre à déléguer avec succès. Vous devez soit avoir un processus en place pour la planification des tâches avec votre adjointe virtuelle, soit être en mesure de vous fournir diverses options pour le faire.
# 2 – Faites-leur sentir les bienvenus.
Lorsque vous engagez une adjointe virtuelle, traitez-le comme un membre du personnel régulier. Présentez-les à vos autres employés et donnez-leur des informations générales sur votre entreprise et sa culture. Il est important de rendre l’aide facilement accessible dès les premières étapes de la relation – ils doivent savoir qu’il est acceptable de vous poser des questions.
# 3 – Avoir un plan pour partager les documents de travail.
Configurez un dossier DropBox ou Google Drive pour partager des instructions et des documents de travail avec votre adjointe virtuelle. Vous pouvez également utiliser un outil de collaboration en ligne tel que Trello, PivotalTracker ou Harvest. Si vous utilisez déjà un gestionnaire de relation client tel que HubSpot, vous pouvez lui donner accès à certaines parties de celui-ci.
# 4 – Avez-vous déjà préparé des tutoriels.
Les didacticiels peuvent être très utiles pour mettre rapidement un nouvel adjointe virtuelle à jour sur un projet. Pensez à utiliser des vidéos de tutoriel à cette fin. Faites-les avec Camtasia, Screenflow ou Tinytake. Vous pouvez également créer des documents expliquant les tâches techniques exécutées par votre adjointe virtuelle.
# 5 – Évaluez leur succès régulièrement
Il est particulièrement important d’évaluer régulièrement le succès d’une nouvelle équipe d’AV. Acceptez que votre adjointe virtuelle vous envoie périodiquement une feuille de temps. Cela vous aidera à comprendre où leurs efforts sont concentrés et quelle est leur efficacité.
Découvrir ce qu’il faut déléguer.
Une partie importante de l’apprentissage de la délégation de pouvoirs consiste à identifier laquelle de vos tâches peut être confiée à d’autres personnes.
Tout d’abord, passez une semaine à un mois à enregistrer les types de tâches que vous effectuez habituellement. Cela peut inclure des éléments tels que répondre à des courriels, aider les clients à résoudre leurs problèmes, envoyer des tweets, mettre à jour votre site Web professionnel, etc.
Puis asseyez-vous et passez en revue ce que vous avez fait. Vous serez peut-être surpris de voir combien de temps prennent ces tâches répétitives sans valeur ajoutée de votre journée! Maintenant, mettez en surbrillance les tâches qui peuvent et doivent être effectuées uniquement par vous. Tout le reste de la liste peut être délégué.
Vous pouvez déléguer votre chemin vers le succès en externalisant les tâches répétitives et fastidieuses effectuées par votre entreprise. Parcourez la liste et attribuez à chaque élément 2 rangs sur 10 – un pour la simplicité de la tâche et un pour sa durée / répétitivité. Si la tâche est simple, classez-la haut (10/10) et si elle prend beaucoup de temps, classez-la haut (10/10).
Maintenant, recherchez les éléments qui ont un nombre élevé pour la simplicité et la durée. Ce sont des tâches qui sont très facilement externalisées et qui permettront à votre entreprise de gagner un temps considérable chaque jour!
Parmi les tâches pouvant généralement être déléguées, citons :
- Tâches de gestion du temps – Planification de réunions et de rendez-vous, gestion de votre journal de travail, gestion de votre liste de tâches à accomplir.
- Assistance administrative virtuelle – Gestion des courriels, réponse au téléphone, saisie de données, secrétariat, relations avec les fournisseurs.
- Assistance financière aux entreprises – Gestion des dépenses, comptabilité, facturation des clients, établissement des déclarations de revenus, contrôle des crédits.
- Assistance marketing – Réalisation d’études de marché, création de contenu, marketing par e-mail, gestion de réseaux sociaux, gestion de sites Web, gestion de CRM et optimisation de moteurs de recherche.
- Assistance aux ventes – Génération de leads, télémarketing, qualification de leads, établissement de rendez-vous d’affaires, génération de propositions et gestion du pipeline de ventes.
- Planification de voyages et d’événements – Planification de voyages d’affaires, planification d’événements et recherche d’événements.
- Préparer vos adjointes virtuelles pour des tâches avancées
Préparer vos adjointes virtuelles pour des tâches avancées.
Si vous souhaitez déléguer des tâches techniquement avancées à votre adjointe virtuelle, vous devrez peut-être lui fournir une formation. Vous devez également être prêt à consacrer du temps à votre adjointe virtuelle au cours des deux premières semaines, lorsqu’il apprend la tâche.
Cette formation peut être dispensée via une vidéo en ligne, une ressource écrite ou en parlant à l’adjointe virtuelle par téléphone ou par skype. Une fois la tâche commencée, soyez disponible pour que l’adjointe virtuelle puisse clarifier tous les points sur lesquels il n’est pas sûr.
Pour identifier les domaines dans lesquels l’adjointe virtuelle peut avoir besoin d’assistance, répartissez chaque tâche en ses composants principaux. Si l’un ou l’autre de ces composants nécessite l’utilisation d’un logiciel ou de compétences particulières que l’adjointe virtuelle ne possède pas déjà, il peut être nécessaire de suivre une formation dans ce domaine. Créez une vidéo ou un document qui explique à l’adjointe virtuelle comment exécuter cette section de la tâche.
Pensez également aux processus que vous utilisez pour maintenir un haut niveau d’efficacité. Partagez ces processus avec l’adjointe virtuelle pour qu’ils soient aussi productifs que vous le faites lorsque vous les exécutez.
Conseils supplémentaires pour déléguer efficacement.
Vous êtes presque prêt à déléguer votre chemin vers le succès! Cependant, avant de commencer, voici quelques autres conseils utiles.
Avoir des tâches et des objectifs très clairs.
Il est important que vous soyez parfaitement clair lors de la description de la tâche à l’adjointe virtuelle. Ils doivent comprendre :
- Ce que vous voulez qu’ils fassent et quel est l’objectif général
- Quand la tâche doit être terminée ou combien de temps ils devraient consacrer à la tâche chaque jour
- Quels processus doivent-ils utiliser pour terminer la tâche ?
- Quels sont les résultats que vous attendez à court et à long terme
En communiquant très clairement la tâche et les objectifs associés, ils comprendront avec précision ce qui doit être fait pour aboutir à de meilleurs résultats pour toutes les parties.
Avoir des normes de travail très claires que l’adjointe virtuelle doit suivre.
Si vous avez des normes ou des directives sur la manière dont le travail doit être présenté, assurez-vous qu’elles sont claires pour l’adjointe virtuelle. Utilisez un document partagé pour qu’ils enregistrent ces normes et les mettent à jour lorsqu’elles changent.
N’utilisez que des adjointes virtuelles dignes de confiance.
Utilisez uniquement une agence d’adjointe virtuelle où tous les travailleurs ont été contrôlés. Cela vous permet d’accéder à une équipe d’adjointes virtuelles talentueux qui constitue également une paire de mains sûre.
Soyez clair avec les délais.
Si votre projet a un calendrier très serré, assurez-vous que votre adjointe virtuelle l’a compris dès le début. En utilisant des outils de gestion de projet ou de collaboration en ligne, votre VA sera constamment au courant du temps qu’il reste au projet.
Ne regardez pas constamment par-dessus leur épaule.
Le but de la délégation est de vous aider à gagner du temps! Évitez de micro-gérer les efforts de votre adjointe virtuelle. Si vos instructions et vos objectifs sont clairs, ils iront bien. Au lieu de la micro-gestion, concentrez-vous sur des activités que vous seul pouvez effectuer.
Utilisez les compétences créatives de votre adjointe virtuelle.
N’oubliez pas que votre adjointe virtuelle est un travailleur très expérimenté et qualifié. Ils ont peut-être des idées fantastiques sur la manière d’améliorer les processus et la productivité de votre entreprise. Demandez-leur leurs commentaires et vous serez surpris des informations utiles que vous recevez!
Donner régulièrement des commentaires à votre adjointe virtuelle.
Donnez régulièrement à votre adjointe virtuelle des informations constructives lors des premiers jours de la relation. Cela les aide à ajuster leur flux de travail et à apporter des améliorations. Une fois la relation de travail établie, ils n’auront plus besoin de commentaires aussi souvent, mais les commentaires constructifs sont toujours utiles.
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