Lorsque nous fournissons des services d’adjointe virtuelle pour la saisie de données, nous rencontrons de nombreux systèmes de gestion de la relation client (CRM) offrant de plus en plus de fonctionnalités. Celui qui offre le plus de fonctionnalités ne sera pas nécessairement la meilleure solution pour votre entreprise.

Il se peut que vous n’ayez pas besoin de fonctionnalités supplémentaires ou que vous ne puissiez pas les utiliser car votre entreprise n’a pas encore atteint ce niveau et risque de ne pas l’atteindre pendant un certain temps. Même si vous savez ce que vous voulez de votre CRM, il peut être difficile d’obtenir ce que vous voulez sans avoir à payer des coups de sonnette inutiles.

Si vous souhaitez investir dans un système de gestion de la relation client, vous devez déterminer les spécifications souhaitées ou recherchées, rechercher les options et obtenir la meilleure offre. Pour les propriétaires de petites entreprises, il peut s’agir d’un champ de mines où de nombreux facteurs, tels que la qualité, le coût, les avantages et le retour sur investissement, doivent être pris en compte.

Voici notre guide CRM pour les petites entreprises avec les domaines clés à évaluer :

Connaissez vos exigences
Vous souhaiterez peut-être commercialiser votre entreprise via les médias sociaux et aurez donc besoin de la fonctionnalité pour intégrer des campagnes de médias sociaux à votre CRM. Vos activités de vente peuvent avoir besoin de flexibilité pour manipuler les données, ce qui rend indispensable de bons outils de création de rapports. Assurez-vous de savoir ce que vous faites et ce dont vous n’avez pas besoin, car cela peut vous faire économiser temps, argent et efforts au fur et à mesure que le processus de prise de décision progresse.

Quel est le coût ?
Encore une fois, il est important de trouver un arrangement qui conviendra aux besoins croissants de votre entreprise. Vous pouvez rencontrer des offres de lancement très attrayantes ou des rabais, mais ne vous précipitez pas là-dessus. En achetant l’offre la moins chère possible, votre système de gestion de la relation client ne sera pas suffisant pour soutenir votre entreprise à long terme. Assurez-vous qu’ils incluent de l’aide du côté technique et du côté support. Il existe de nombreux plans tarifaires pour la plupart des budgets.

Votre équipe passe-t-elle trop de temps aux tâches administratives ?

Cloud vs hébergé
Basé sur le cloud, cela signifie simplement que le système CRM et ses données sont stockés et accessibles via Internet. L’avantage d’un cloud CRM est qu’il nécessite moins de charge informatique, mais facilite également le partage de données sur plusieurs sites, ainsi que la gestion des sauvegardes et de la récupération des données. Les systèmes Cloud CRM sont souvent plus légers en termes de fonctionnalités que les solutions hébergées (c’est-à-dire stockés sur votre propre système / ordinateur). Toutefois, pour les petites entreprises, cela n’est pas nécessairement une mauvaise chose. Au début de votre recherche, parlez au fournisseur des fonctionnalités disponibles dans le Cloud par rapport aux solutions hébergées pour éviter tout problème technique ou de fonctionnalité ultérieurement.

Fonctionnalité du forfait
Assurez-vous de ne pas dépenser d’argent pour des fonctionnalités dont vous n’avez pas besoin actuellement. Par exemple, les systèmes de gestion de la relation client peuvent être adaptés à la gestion de grands volumes de données clients pour les entreprises grand public ou aux volumes inférieurs associés à des entreprises grand public. Les petites entreprises ont rarement besoin des fonctionnalités offertes par un système complet d’entreprise à consommateur. Cependant, au fur et à mesure que votre entreprise se développe, votre CRM doit pouvoir évoluer avec elle et être personnalisable selon vos besoins.

Fonctions prédéfinies
La configuration d’un système logiciel nouvellement acquis peut être coûteuse, que ce soit en termes de temps si elle est réalisée en interne ou de coût en sous-traitance. Cependant, la majorité des systèmes de gestion de la relation client disposent d’excellentes fonctionnalités préprogrammées, intuitives pour la plupart des besoins des petites entreprises. Lorsque vous effectuez votre recherche, examinez les offres de chaque système sans nécessiter de configuration supplémentaire. Beaucoup de ces systèmes fonctionneront déjà avec d’autres systèmes que vous utilisez et commenceront donc immédiatement à ajouter de la valeur.

Travailler avec d’autres plateformes
Les CRM de grande entreprise offrent souvent de nombreuses possibilités de personnalisation, mais cela peut nuire à une bonne intégration avec les logiciels de gestion complémentaires. Alors que les grandes entreprises disposent du budget nécessaire pour développer l’intégration en interne, les petites entreprises ont besoin que leurs systèmes de gestion de la relation client s’intègrent automatiquement à toute une gamme d’applications commerciales afin d’éviter des frais de support élevés.

Il est important de décider de la manière dont vous souhaitez que votre CRM fonctionne avec d’autres applications et d’utiliser votre recherche pour déterminer quels packages de CRM répondent à ces exigences de manière standard. Vous devez également vous assurer que vous avez accès à un bon support technique au cas où tout processus d’intégration ne se déroulerait pas aussi facilement qu’il le devrait.

Sentez-vous comme quoi vous ne pouvez pas prendre des vacances ?

Fonctionnement intuitif
Assurez-vous de choisir un système facile à prendre en main. Bien que les employés aient besoin de formation sur le système de votre choix, s’ils trouvent la tâche simple, par exemple la saisie quotidienne de données, difficile, il leur sera difficile de s’approprier le système et encore moins de commencer à utiliser les fonctionnalités les plus sophistiquées.

Support produit continu
Comme toute autre entreprise, les éditeurs de logiciels peuvent être soumis à des fusions, des prises de contrôle et des acquisitions, et certains de leurs produits ou services peuvent en souffrir. Vérifiez les performances passées et les performances d’un fournisseur potentiel pour vous assurer que vous ne serez pas pris au piège d’une plate-forme susceptible de souffrir en termes de support technique à l’avenir.

Note de l’auteur
Comme nous l’avons déjà mentionné dans notre article « L’organisation d’une Start-Up : Roadmap pour éviter les obstacles » nous recommandons HubSpot à nos clients qui n’ont pas encore choisi leur CRM. Pourquoi ? Tout simplement parce que nous croyons que c’est l’un des meilleurs et des plus intuitif CRM sur le marché et que sa version gratuite offre très peu de limitation. Et qui qui plus est, comme nous maîtrisons bien ce CRM, il nous sera facile de l’intégrer pour vos besoins et nos adjointes virtuelles ne subiront aucune perte de productivité reliées à une période d’adaptation sur un nouveau CRM. 

Cela dit, voici un article du magazine FinancesOnline : List of 10 Best CRM Tools

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