Quelle est la meilleure solution pour votre entreprise ?

Le ressourcement peut être l’une des choses les plus difficiles à réussir pour les entreprises. Embaucher des employés permanents coûte cher et choisir des pigistes inconnus est risqué. Mais avec quelques recherches, une compréhension de ce qui fonctionnera le mieux pour votre entreprise et un plan stratégique, vous n’avez pas nécessairement besoin de choisir entre adjointes virtuelles et pigistes, ou autre chose – vous pouvez simplement choisir la bonne solution pour la bonne situation.

Voici un guide rapide sur le ressourcement du personnel.

Amener des gens à travailler pour vous se produit pour deux raisons principales :

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  • Vous avez besoin de compétences spécialisées
  • Vous devez utiliser votre temps efficacement
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Ces raisons sont tout aussi pertinentes pour les grandes entreprises que pour les nouvelles entreprises. La question est de savoir s’il est plus rentable et efficace d’engager quelqu’un en tant qu’employé traditionnel ou d’externaliser vos besoins. Embaucher quelqu’un est considéré comme une solution « fixe » et l’externalisation comme une solution « flexible ». Alors, quelle est la meilleure solution ?

Perdez-vous des heures à gérer des courriels ?

Solutions fixes

De nombreuses entreprises recrutent leurs membres du personnel en tant qu’employés permanents. Cela peut être à temps plein ou à temps partiel, et permet à l’entreprise de croître, de développer une culture et de se concentrer sur le succès.

Les employés traditionnels ont toutefois des coûts, notamment :

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  • Les coûts de recrutement – publicité, entretiens, plus les frais des agences, si vous optez pour ce service
  • Frais juridiques pour les contrats de travail
  • Salaire mensuel
  • Cotisations sociales
  • Cotisations retraite
  • Matériel de bureau : bureau, informatique, téléphone, papeterie, etc.
  • Vacances, indemnités de maladie et autres paiements statutaires
  • Temps investi par vous pour les gérer et les motiver
  • Temps pour mettre à jour votre nouvel employé
  • Les coûts associés à votre nouvel employé, s’il ne fonctionne pas comme prévu
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Les employés permanents doivent également être protégés. Vous devrez donc vous conformer à toutes les lois applicables en matière d’emploi et de lieu de travail.

Solutions flexibles

Il existe un certain nombre de solutions de recrutement flexibles qui vous donnent accès à des compétences spécialisées et vous permettent de mener à bien des tâches professionnelles quotidiennes et des projets dédiés. Ceux-ci vont des agences de personnels et pigistes au personnel temporaire ou aux adjointes virtuels. Les services et les tarifs varient non seulement d’un type de ressource flexible à un autre, mais d’une personne à l’autre au sein de chaque type. Ainsi, un commis-comptable indépendant ne peut offrir qu’un support comptable de base, tandis qu’un autre peut gérer les déclarations de TPS-TVQ et gérer le contrôle du crédit.

Pour de nombreuses entreprises, une solution flexible est la solution idéale. Cela permet à l’entreprise de ne payer que le temps requis pour effectuer le travail et de choisir les services qu’elle utilise. De plus, les entreprises développent souvent des relations suivies avec ces employés, qui apprennent à connaître et à comprendre l’entreprise et agissent en tant que fournisseur de services dédié, sans aucun coût supplémentaire pour votre entreprise.

Choisir la bonne solution flexible
Ainsi, si la solution flexible est meilleure que la solution fixe pour votre entreprise, quelle est la meilleure option ? Services de secrétariat ? Entreprises d’adjointes virtuelles ? Pigistes ? Temps partiels ?

Voici notre guide essentiel :

Agence de placement et chasseurs de têtes

Engagez quelqu’un pour s’occuper de votre administration. Pour les petites entreprises, cela peut aller de la réponse téléphonique, à la rédaction de lettres et de courriel, au classement, à la gestion d’agenda, etc. Vous pouvez engager ce type d’aide par l’intermédiaire d’une agence de placement. Ils enverront une personne travailler dans votre bureau pendant un nombre défini d’heures par semaine.

Pour : Un bon ensemble de compétences permet aux secrétaires de supprimer une série de tâches quotidiennes de votre liste de tâches, vous permettant ainsi de gérer votre entreprise.

Contre : le personnel de ces agences est souvent transitoire, vous pouvez donc vous retrouver avec plusieurs personnes différentes plutôt que de travailler avec une seule secrétaire. Et souvent, la personne qui vous est envoyée ne correspond pas à votre organisation, ce qui la rend plus un obstacle qu’une aide. Vous devrez également payer des frais à l’agence, en plus du taux horaire du technicien, afin que cela puisse devenir plus cher que vous ne le pensez.

Est-ce que les gens vous disent que vous êtes difficiles à joindre ?

Employés à temps partiels

Les employés à temps partiels sont des employés temporaires qui s’inscrivent auprès d’une agence pour trouver du travail à durée déterminée. Vous pouvez embaucher un employé temporaire pour n’importe quelle période et pour diverses tâches.

Pour : C’est un moyen rapide de trouver du personnel lorsque vous en avez besoin à court terme. Cela peut vous aider à combler les lacunes essentielles lorsque d’autres membres du personnel sont en vacances ou à renforcer les effectifs dans les périodes de pointe.

Contre : les employés temporaires sont souvent moins motivés, recherchent un minimum d’heures et les employeurs peuvent avoir des problèmes d’absence et de productivité. En outre, vous devez toujours trouver une personne possédant les compétences requises et adaptées à votre entreprise.

Pigistes

Les pigistes sont des personnes ayant des compétences spécialisées qui travaillent pour des entreprises sur des projets spécifiques. Habituellement, ils peuvent travailler à domicile ou à distance.

Pour : La plupart des pigistes possèdent un niveau élevé de compétences et d’expérience et peuvent travailler avec vous et vos équipes pour mener à bien un projet. Ils apportent une approche nouvelle et vous pouvez construire une relation à long terme avec eux.

Contre : Les taux varient considérablement et, dans certaines régions, les gens peuvent s’installer en tant que pigistes avec très peu d’expérience. Il est souvent difficile de trouver et d’évaluer les pigistes qui conviennent à votre entreprise.

Adjointes virtuelles

Un service d’adjointes virtuelles peut prendre en charge un large éventail de tâches commerciales, notamment :

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  • Pour gérer des listes de tâches et les agendas
  • Services généraux de secrétariat et d’administration virtuelle
  • Solutions d’externalisation du support des ventes
  • Gestion des voyages et des événements
  • Soutien financier et comptabilité
  • Support marketing
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Il s’agit souvent d’une agence travaillant avec des personnes aux compétences variées, de sorte qu’une solution de dotation sur mesure puisse être mise en place pour vous.

Pour : vous ne payez que les heures travaillées, il est donc facile de budgétiser et elles sont motivées de manière à assurer votre succès. Les assistants virtuels travaillent à distance, évitez les frais généraux et les frais de déplacement supplémentaires. Plus important encore, vous construisez une relation qui grandit avec votre entreprise et vous fournit un soutien précieux pour une gamme de compétences chaque fois que vous en avez besoin.

Contre : Un élément clé de ce que fait un assistant virtuel est la capacité de travailler à distance. Par conséquent, si vous souhaitez que quelqu’un au bureau que vous voulez surveiller, cela risque de ne pas être pour vous.

Étude de cas: Gérer votre CRM (Customer Relationship Manager)

Vous savez que l’utilisation efficace de votre nouveau système de gestion de la relation client est le meilleur moyen de rester en contact avec les clients existants et de s’assurer qu’ils reçoivent un excellent service client. Mais vous n’avez pas le temps de maintenir le système à jour et d’utiliser toutes les fonctionnalités. Donc, vous voulez embaucher quelqu’un pour le faire pour vous.

Vous avez besoin d’une personne expérimentée dans la gestion de systèmes de gestion de la relation client, capable de gérer votre entreprise rapidement, de comprendre ce que vous voulez atteindre et de poursuivre votre travail.

Vous ne voulez pas vraiment embaucher quelqu’un pour le faire de manière permanente, car pour le moment, vous voulez simplement que les choses se déroulent, et vous ne pouvez pas vous permettre le processus de recrutement que pour quelques mois. Un employé temporaire n’aura pas l’expérience dont vous avez besoin et aura besoin de formation, ce qui prend plus de temps. Vous pouvez regarder des pigistes, mais ils sont plus susceptibles d’être intéressés par le marketing stratégique de haut niveau plutôt que par le maintien d’un système existant.

Dans ce cas, la meilleure option est d’embaucher une adjointe virtuelle. Les avantages dont vous bénéficierez incluent un nombre défini d’heures par semaine ou par mois afin que vous puissiez planifier votre budget en toute confiance; un professionnel dévoué qui prendra le temps de comprendre votre entreprise; la possibilité d’augmenter ou de réduire le nombre d’heures, si nécessaire, et l’option d’ajouter des services connexes tels que la gestion des médias sociaux ou des campagnes de marketing par courrier électronique.

Maintenant que vous en savez plus sur les avantages de la dotation en personnel fixe par rapport à la dotation en personnel flexible, et des adjointes virtuelles par rapport aux intérimaires, aux pigistes et aux agences de placement, vous pouvez commencer à déterminer les options qui conviennent le mieux à votre entreprise.

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