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Les adjointes administratives virtuelles s’acquittent des tâches de bureau et des tâches administratives courantes. Ils organisent les fichiers, rédigent les messages, planifient les rendez-vous et assistent les autres membres du personnel.

Fonctions

Les secrétaires et adjointes administratives procèdent généralement comme suit :

  • Répondre aux téléphones et prendre des messages ou transférer des appels
  • Planifier des rendez-vous et mettre à jour des calendriers d’événements
  • Organiser des réunions du personnel
  • Traiter le courrier entrant et sortant et les fax
  • Rédiger des notes de service, des rapports de facturation ou autres
  • Modifier la correspondance de l’entreprise et assurer l’exactitude des documents
  • Tenir à jour des bases de données et des systèmes de classement, électroniques ou sur papier
  • Effectuer une comptabilité de base

Les secrétaires et les adjointes d’administration remplissent diverses tâches de bureau et d’administration nécessaires au bon fonctionnement d’une organisation. Ils utilisent un logiciel pour créer des feuilles de calcul, gérer des bases de données et préparer des présentations, des rapports et des documents. Ils peuvent également négocier avec des fournisseurs, acheter des fournitures et gérer des réserves ou des bibliothèques d’entreprise. Les secrétaires et les adjointes administratives utilisent également des systèmes de vidéoconférence, de télécopie et autres équipements de bureau. Les tâches spécifiques varient selon l’expérience, le titre du poste et la spécialité.

Voici des exemples de types de secrétaires et d’adjointes administratives :

  • Les secrétaires administratifs et les adjointes administratives assurent un soutien administratif de haut niveau pour un bureau et pour les dirigeants d’une organisation. Ils assument souvent des responsabilités plus complexes, telles que la révision des documents entrants, la recherche et la rédaction de rapports. Certains supervisent également le personnel de bureau.
  • Les secrétaires juridiques effectuent des travaux nécessitant une connaissance de la terminologie et des procédures juridiques. Ils préparent des messages et des documents juridiques, tels que des citations à comparaître, des plaintes, des motions et des assignations à comparaître, sous la supervision d’un avocat ou d’un parajuriste. Ils examinent également des revues juridiques et aident à la recherche juridique, par exemple en vérifiant des citations et des citations dans des notes juridiques.
  • Les secrétaires médicaux transcrivent la dictée et rédigent des rapports ou des articles pour des médecins ou des scientifiques. Ils prennent également en compte les antécédents médicaux des patients, organisent leur hospitalisation ou traitent les paiements d’assurance. Les secrétaires médicaux doivent bien connaître la terminologie médicale, les dossiers médicaux et les procédures hospitalières ou de laboratoire.
  • Les secrétaires et adjointes administratives, à l’exclusion des juristes, des médecins et des cadres, constituent la plus grande sous-catégorie de secrétaires et d’adjointes administratives. Ils gèrent les activités administratives d’un bureau dans presque tous les secteurs de l’économie, y compris les écoles, les administrations publiques et les sociétés privées. Par exemple, les secrétaires dans les écoles sont souvent responsables de la plupart des communications entre les parents, les élèves, la communauté, les enseignants et les administrateurs d’école. Ils fixent des rendez-vous, reçoivent des visiteurs et gardent une trace des dossiers des étudiants.
  • Les adjointes virtuelles travaillent à partir d’un bureau à domicile et fournissent un soutien contractuel à un ou plusieurs clients. Ils utilisent Internet, le courrier électronique et des télécopieurs pour communiquer avec les clients. Bien que leurs missions varient souvent de court à long terme, leurs tâches typiques sont similaires à celles d’autres secrétaires et adjointes administratives. Travailler à distance permet aux adjointes virtuelles de prendre en charge plusieurs clients de différents secteurs.

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Environnement de travail

Les secrétaires et adjointes administratives occupaient environ 99 000 personnes au Québec en 2018 et travaillaient dans presque tous les secteurs.

Les industries qui ont employé le plus de secrétaires et d’adjointes administratives en 2018 sont les suivantes :

  • Soins de santé et assistance sociale : 21%
  • Services éducatifs; État, local et privé : 14%
  • Services professionnels, scientifiques et techniques : 14%
  • Gouvernement : 8%

La plupart des secrétaires et adjointes administratives travaillent dans des bureaux. Les adjointes virtuelles travaillent généralement à partir d’un bureau à domicile.

Horaires de travail

La plupart des secrétaires et adjointes administratives travaillent à temps plein. Les adjointes virtuelles peuvent avoir des horaires plus flexibles, car ils travaillent à domicile.

Éducation et formation

Les diplômés du secondaire qui possèdent des compétences de base en bureautique et en informatique se qualifient généralement pour des postes de premier échelon. Bien que la plupart des secrétaires apprennent leur travail en plusieurs semaines, de nombreux secrétaires juridiques et médicaux nécessitent plusieurs mois de formation pour apprendre la terminologie spécifique à l’industrie. Les secrétaires administratifs ont généralement besoin d’acquérir plusieurs années d’expérience professionnelle.

Éducation

Les diplômés du secondaire peuvent acquérir des compétences de base en bureautique, en informatique et en grammaire anglaise dans des écoles techniques ou des collèges communautaires. Certaines agences de placement temporaire offrent également une formation formelle en informatique et en bureautique. Certains secrétaires médicaux et juridiques apprennent la terminologie et les pratiques spécifiques à l’industrie en suivant des cours dispensés dans des collèges communautaires ou des écoles techniques. Pour les postes de secrétaire de direction, les employeurs préfèrent de plus en plus engager ceux qui ont suivi des cours de niveau collégial ou un baccalauréat.

Entraînement

Les secrétaires et les adjointes administratives acquièrent généralement leurs compétences par le biais d’une formation en cours d’emploi de courte durée, qui dure généralement quelques semaines. Pendant ce temps, ils apprennent les procédures de bureau, les programmes informatiques et comment préparer des documents de bureau. Toutefois, les employeurs qui occupent des postes plus spécialisés, notamment les secrétaires médicaux et juridiques, suivent souvent une formation pouvant durer plusieurs mois. La formation couvre généralement la terminologie et les pratiques propres à l’industrie.

Expérience de travail dans une profession connexe

Les secrétaires administratifs peuvent acquérir de l’expérience en occupant des postes administratifs comportant des responsabilités moins compliquées. De nombreux secrétaires et adjointes administratives accèdent à des postes administratifs de niveau supérieur.

Licences, certifications et enregistrements

Bien que non requise, la certification peut démontrer une compétence aux employeurs. Les secrétaires juridiques ont plusieurs options de certification. Par exemple, les personnes ayant une année d’expérience en bureau ou ayant suivi un cours de formation approuvé peuvent obtenir le titre de professionnel juridique accrédité ou une désignation permettant de démontrer ses compétences en tant que parajuriste. Les secrétaires juridiques internationaux attribuent la désignation de juriste agréé dans des domaines tels que la propriété intellectuelle, le droit pénal, les litiges civils, les successions et le droit des affaires. Les candidats doivent avoir 5 ans d’expérience juridique et réussir un examen pour devenir certifiés. Dans certains cas, certaines exigences peuvent être levées.

Avancement

Les secrétaires et les adjointes administratives accèdent généralement à d’autres postes administratifs comportant davantage de responsabilités, tels que superviseur de bureau, chef de bureau ou secrétaire administratif. Avec une formation supplémentaire, de nombreux secrétaires juridiques deviennent des parajuristes ou des adjointes juridiques.

Personnalité et intérêts

Les secrétaires et les adjointes administratives ont généralement un intérêt dans les domaines d’intérêt de persuasion et d’organisation, selon le cadre du code hollandais. La zone d’intérêt persuasif indique que l’accent est mis sur l’influence, la motivation et la vente à d’autres personnes. La zone d’intérêt organisateur indique que l’accent est mis sur l’utilisation d’informations et de processus pour que les choses restent ordonnées dans des systèmes ordonnés. Si vous ne savez pas si vous avez un intérêt de persuasion ou d’organisation qui pourrait correspondre à une carrière de secrétaire et d’assistant administratif, vous pouvez passer un test de carrière pour mesurer vos intérêts. Les secrétaires et les adjointes administratives doivent également posséder les qualités spécifiques suivantes: Intégrité. Les secrétaires peuvent avoir accès à des informations confidentielles ou confidentielles qu’ils doivent garder confidentielles. Par exemple, les secrétaires médicaux collectent les données des patients qui doivent, en vertu de la loi, rester confidentielles. Il faut leur faire confiance pour gérer ces informations afin de protéger la vie privée des patients. Compétences interpersonnelles. Les secrétaires et les adjointes administratives interagissent souvent avec les clients, les clients ou le personnel. Ils doivent communiquer efficacement et faire preuve de courtoisie lorsqu’ils interagissent avec d’autres personnes afin de créer un environnement de travail et une expérience client positifs. Compétences organisationnelles. Les secrétaires et les adjointes administratives conservent les fichiers, les dossiers et les calendriers dans le bon ordre afin qu’un bureau puisse fonctionner efficacement. Compétences en écriture. Les secrétaires et les adjointes administratives écrivent souvent des notes de service et des courriels lorsqu’ils communiquent avec les gestionnaires, les employés et les clients. Par conséquent, ils doivent avoir une bonne grammaire, assurer la précision et conserver un ton professionnel.

Salaire

Le salaire annuel médian des secrétaires et des adjointes administratives s’élevait à 35 34 574 $ par année au Québec en mai 2018. Le salaire médian correspond au salaire auquel la moitié des travailleurs d’un métier gagnaient plus que ce montant et l’autre moitié gagnaient moins. Les 10% les plus modestes gagnaient moins de 25 039 dollars, et les 10% les plus riches, plus de 50 349 dollars.

Les salaires annuels médians des secrétaires et des adjointes administratives en mai 2018 étaient les suivants :

  • 47 278 $ pour les secrétaires administratifs et les adjoints administratifs
  • 52 455 $ pour les secrétaires juridiques
  • 40 287 $ pour les secrétaires médicales
  • 34 066 $ pour les secrétaires, sauf les domaines juridiques, médicaux et administratifs

Bien que les secrétaires et les adjointes administratives soient employés dans presque tous les secteurs, la majorité d’entre eux travaillent dans les écoles, les hôpitaux, les gouvernements et les cabinets juridiques et médicaux. La plupart travaillent à plein temps dans des bureaux. Les adjointes virtuelles peuvent avoir des horaires plus flexibles, car ils travaillent à domicile.

Perspectives d’emploi

L’emploi total des secrétaires et des adjointes administratives devrait augmenter de 12% entre 2018 et 2022, soit à peu près aussi vite que la moyenne de toutes les professions. La croissance de l’emploi, cependant, variera selon la spécialité professionnelle. L’emploi des secrétaires administratifs et des adjointes administratives ne devrait afficher que peu de changement, voire aucun, entre 2018 et 2022. Cela s’explique en grande partie par le fait que les entreprises remplacent les secrétaires administratifs par des adjointes administratives moins coûteux. De nombreux adjointes administratives peuvent également prendre en charge plusieurs gestionnaires dans une organisation. En outre, de nombreux gestionnaires effectuent maintenant des travaux qui étaient auparavant effectués par leurs secrétaires administratifs. Par exemple, ils tapent souvent leur propre correspondance ou planifient leurs propres déplacements et réunions. L’emploi des secrétaires médicaux devrait augmenter de 36% de 2018 à 2022, beaucoup plus rapidement que la moyenne de toutes les professions. La législation fédérale sur la santé augmentera le nombre de patients ayant accès à une assurance maladie, augmentant l’accès des patients aux soins médicaux. De plus, le vieillissement de la population entraînera une demande accrue de services médicaux. En conséquence, des secrétaires médicaux seront nécessaires pour gérer les tâches administratives liées à la facturation et au traitement des assurances. L’emploi des secrétaires juridiques devrait diminuer de 3% entre 2018 et 2022. Afin de réduire les coûts, un nombre croissant de cabinets d’avocats ont recours à des adjointes juridiques et à des adjointes juridiques qui effectuent des tâches normalement effectuées par des secrétaires juridiques. L’emploi des secrétaires, sauf ceux de juriste, de médecin et de cadre, devrait augmenter de 13% entre 2018 et 2022, soit à peu près aussi vite que la moyenne de toutes les professions. De nombreuses tâches de secrétariat et d’administration revêtent un caractère personnel et interactif. La technologie ne pouvant se substituer aux compétences interpersonnelles, les secrétaires et les adjointes administratives continueront de jouer un rôle dans la plupart des organisations.


Perspectives d’emploi – Astuel embauche

De nombreux postes à pourvoir proviennent de la nécessité de remplacer les secrétaires et les adjointes administratifs qui quittent leur poste. Ceux qui possèdent une expérience professionnelle et des compétences en informatique auront toujours les meilleures perspectives d’emploi. Comme la nouvelle tendance est d’engager une ou des adjointes virtuelles, Astuel est constamment à la recherche de candidates chevronnées. L’aventure vous tente ? Vous possédez toutes les qualités qui font les bonnes adjointes virtuelles (voir nos articles « Astuel embauche : Opportunité d’adjointe de direction ! « et « Qualités que chaque adjointe virtuelle doit avoir. « ) ? Le cas échéant, postulez. COMMENT S’INSCRIRE Pour postuler, veuillez suivre ces instructions. Cliquez sur le bouton ci-dessous et envoyez-nous un courriel incluant une lettre de motivation et votre curriculum vitæ. Veuillez entrer dans la ligne d’objet: « Secrétaire et adjointe administrative virtuelle – L’aventure me tente », sinon votre candidature ne sera pas prise en compte.

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